Το Microsoft Office 2007 περιλαμβάνει μια δυνατότητα αποστολής αυτόματης απάντησης σε εισερχόμενα μηνύματα. Παρόλο που ο Microsoft Exchange Server περιλαμβάνει βοηθό εκτός γραφείου, το Outlook μπορεί να αναπαραγάγει αυτήν τη δυνατότητα δημιουργώντας κανόνες και ένα πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κάθε φορά που λαμβάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το Outlook απαντά στον αποστολέα με αυτόματη απάντηση. Αν και ο αποστολέας μπορεί να στείλει πολλά e-mail, ο κανόνας επιτρέπει μόνο μία απάντηση. Αυτό εμποδίζει τους αποστολείς να λαμβάνουν την ίδια απάντηση πολλές φορές.
Δημιουργήστε ένα πρότυπο αυτόματης απάντησης
Ανοίξτε το Microsoft Office 2007 και κάντε κλικ στο μενού "Αρχείο". Τοποθετήστε το ποντίκι σας στο "Νέο" και κάντε κλικ στο "Μήνυμα αλληλογραφίας"
Κάντε κλικ στην καρτέλα "Επιλογές" στην ομάδα Μορφοποίηση. Κάντε κλικ στο "Απλό κείμενο".
Πληκτρολογήστε το μήνυμα που θέλετε να στείλετε ως αυτόματη απάντηση στο σώμα μηνυμάτων.
Κάντε κλικ στο "Microsoft Office Button" και κάντε κλικ στο "Save As Το κουμπί Microsoft Office βρίσκεται στην επάνω αριστερή ενότητα του μηνύματός σας.
Κάντε κλικ στην επιλογή "Πρότυπο Outlook (* .oft)" στην αναπτυσσόμενη λίστα "Αποθήκευση ως τύπος".
Πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου για το πρότυπο μηνύματός σας στο πλαίσιο "Όνομα αρχείου" και μετά πατήστε "Αποθήκευση".
Δημιουργήστε έναν κανόνα αυτόματης απάντησης
Κάντε κλικ στην επιλογή "Κανόνες και ειδοποιήσεις" στο αναπτυσσόμενο μενού "Εργαλεία". Κάντε κλικ στην επιλογή "Νέος κανόνας".
Κάντε κλικ στην επιλογή "Έλεγχος μηνυμάτων όταν φτάσουν" στην ενότητα "Έναρξη από έναν κενό κανόνα". Κάντε κλικ στο "Επόμενο".
Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Αποστολή σε εμένα μόνο" στην ενότητα "Ποιες συνθήκες θέλετε να ελέγξετε;" και επιλέξτε οποιαδήποτε άλλη συνθήκη που χρειάζεστε. Κάντε κλικ στο "Επόμενο". Επιλέξτε "Ναι" όταν ερωτηθείτε αν θέλετε αυτός ο κανόνας να εφαρμόζεται σε κάθε ληφθέν μήνυμα.
Επιλέξτε το πλαίσιο "Απάντηση χρησιμοποιώντας ένα συγκεκριμένο πρότυπο" στην ενότητα "Τι θέλετε να κάνετε με το μήνυμα;"
Ανατρέξτε στην ενότητα "Βήμα 2: Επεξεργασία της περιγραφής κανόνα" και επιλέξτε "Ένα συγκεκριμένο πρότυπο". Κάντε κλικ στην επιλογή "Πρότυπα χρήστη στο σύστημα αρχείων" στο πλαίσιο διαλόγου "Αναζήτηση σε".
Επιλέξτε το πρότυπο που δημιουργήθηκε για αυτόματη απόκριση και κάντε κλικ στο "Άνοιγμα". Κάντε κλικ στο "Επόμενο".
Επιλέξτε τυχόν προτιμώμενες εξαιρέσεις από τον κανόνα και κάντε κλικ στο "Επόμενο".
Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τον νέο σας κανόνα στην ενότητα "Βήμα 1: Καθορίστε ένα όνομα για αυτόν τον κανόνα" και κάντε κλικ στο "Τέλος". Ο κανόνας σας είναι πλέον ενεργός και είναι έτοιμος για χρήση.
Συμβουλές
Το Microsoft Office Online προσφέρει δωρεάν πρότυπα μηνυμάτων εκτός γραφείου διαθέσιμα για λήψη.
Προκειμένου να αποσταλούν οι αυτόματες απαντήσεις, ο υπολογιστής σας πρέπει να παραμείνει ενεργοποιημένος και το Microsoft Office 2007 πρέπει να παραμείνει ανοιχτό.
Για να απενεργοποιήσετε τον κανόνα σας, κάντε κλικ στο μενού "Εργαλεία" και κάντε κλικ στην επιλογή "Κανόνες και ειδοποιήσεις". Καταργήστε την επιλογή του πλαισίου για τον κανόνα που θέλετε να απενεργοποιήσετε.
