Τα μηχανήματα φαξ κάποτε ήταν πανταχού παρόντα στις ρυθμίσεις του γραφείου, αλλά, σε κάποιο βαθμό, είχαν ξεφύγει από το στυλ με την έλευση της τεχνολογίας email και σάρωσης. Ωστόσο, ορισμένα γραφεία εξακολουθούν να βασίζονται σε φαξ για να μοιράζονται έντυπα έγγραφα που χρειάζονται υπογραφή. Για να διευκολυνθεί αυτό, διατίθενται εργαλεία φαξ λογισμικού για την αποστολή φαξ από τον υπολογιστή σας. Επειδή τα μηχανήματα φαξ συνήθως απαιτούν μόντεμ, ένα μόντεμ φαξ λογισμικού θα επιτρέπει στον υπολογιστή σας να στέλνει πληροφορίες φαξ μέσω τηλεφωνικής γραμμής σε μια συσκευή φαξ.
Βασικά μηχανήματα φαξ
Ένα μηχάνημα φαξ λειτουργεί στέλνοντας ψηφιοποιημένες πληροφορίες εγγράφου μέσω τηλεφωνικής γραμμής. Η συσκευή φαξ σαρώνει το έγγραφο και καταγράφει τα δεδομένα ως ροή δυαδικών ψηφίων, ψηφίων και μηδενικών. Στη συνέχεια, συνδέεται με μια συνδεδεμένη τηλεφωνική γραμμή και καλεί σε άλλο μηχάνημα φαξ, με τον ίδιο τρόπο που καλείτε ένα άτομο που χρησιμοποιεί έναν αριθμό τηλεφώνου. Οι δύο συσκευές φαξ επικοινωνούν μέσω της τηλεφωνικής γραμμής και οι πληροφορίες του εγγράφου ταξιδεύουν στο δεύτερο μηχάνημα, το οποίο εκτυπώνει το ίδιο το έγγραφο.
Μόντεμ λογισμικού
Οι συσκευές φαξ απαιτούν μια τηλεφωνική γραμμή για τη σύνδεση και την αποστολή δεδομένων. Τα μόντεμ υπολογιστών λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο, χρησιμοποιώντας μια τηλεφωνική σύνδεση για σύνδεση με διακομιστές υπολογιστών και αποστολή και λήψη δεδομένων. Αυτά τα μόντεμ λειτουργούσαν ως αυτόνομες συσκευές υλικού, οι οποίες σταδιακά μεταμορφώθηκαν σε ενσωματωμένες συσκευές στη μητρική πλακέτα ενός υπολογιστή. Αργότερα, δημιουργήθηκε το μόντεμ "λογισμικού". Το μόντεμ λογισμικού μιμείται τη λειτουργικότητα ενός μόντεμ υλικού, αλλά το κάνει εξ ολοκλήρου μέσω λογισμικού. Με αυτόν τον τρόπο, ο υπολογιστής δεν χρειάζεται φυσικό μόντεμ, μόνο το μόντεμ λογισμικού που λειτουργεί στο λειτουργικό σύστημα.
Μόντεμ δεδομένων φαξ λογισμικού
Με το συνδυασμό ενός μόντεμ λογισμικού και μιας μηχανής φαξ, μπορείτε να ενσωματώσετε ένα μόντεμ φαξ λογισμικού σε ένα λειτουργικό σύστημα. Αντί να έχετε ξεχωριστό μηχάνημα φαξ, μπορείτε να στέλνετε και να λαμβάνετε μηνύματα μέσω του φαξ λογισμικού και της γραμμής δεδομένων στον υπολογιστή σας. Αυτό σας επιτρέπει να στέλνετε έγγραφα σε άλλα μηχανήματα φαξ απευθείας από τον υπολογιστή σας και να λαμβάνετε έγγραφα με τον ίδιο τρόπο. Στη συνέχεια, μπορείτε να εκτυπώσετε ή να στείλετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυτά τα έγγραφα όπως κρίνετε κατάλληλο.
Εφαρμογές
Το πρωταρχικό πλεονέκτημα του λογισμικού fax modem είναι η εξάλειψη της ανάγκης για ξεχωριστό μηχάνημα φαξ. Ένα άλλο πλεονέκτημα είναι η απρόσκοπτη ενσωμάτωση εγγράφων φαξ με το λογισμικό χειρισμού εγγράφων. Επιπλέον, αυτά τα φαξ έγγραφα έρχονται συχνά στον υπολογιστή σας, πιθανότατα ως TIFF, PDF ή JPEG. Σε αυτές τις περιπτώσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την τεχνολογία Αναγνώρισης οπτικών χαρακτήρων για να διαχωρίσετε τους χαρακτήρες από την εικόνα και να μετατρέψετε το έγγραφο σε κείμενο με δυνατότητα ανάγνωσης από υπολογιστή, επιτρέποντάς σας να εισαγάγετε το έγγραφο σε διάφορα προγράμματα επεξεργασίας κειμένου.
