Μία από τις λιγότερο γνωστές δυνατότητες του Excel είναι η ικανότητά του να δημιουργεί αυτόματα υποσύνολα σε πολλαπλά επίπεδα χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα Subtotal της εφαρμογής. Εάν διατηρείτε τα στοιχεία πωλήσεων στο φύλλο εργασίας σας, για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε υποσύνολα για πωλήσεις σε κάθε περιοχή, καθώς και ένθετα υποσύνολα κατανεμημένα ανά πολιτεία και ακόμη και πόλη. Για να εφαρμόσετε υποσύνολα πολλαπλών επιπέδων, χρησιμοποιήστε πρώτα τη σύνθετη λειτουργία ταξινόμησης του Excel για να αναδιατάξετε τα δεδομένα σας στα σωστά επίπεδα ομαδοποίησης.
Ταξινόμηση των δεδομένων σας σε επίπεδα
Βήμα 1
Προετοιμάστε τα δεδομένα σας για ταξινόμηση αφαιρώντας τυχόν κενές σειρές ή στήλες. Επίσης, δημιουργήστε μια σειρά τίτλου στην κορυφή των δεδομένων σας, εάν δεν το έχετε κάνει ήδη.
Βήμα 2
Επιλέξτε τυχόν κελιά που περιέχουν δεδομένα. Εάν θέλετε να εφαρμόσετε υποσύνολα σε μέρος μόνο του φύλλου εργασίας, επιλέξτε αυτές τις σειρές.
Βήμα 3
Επιλέξτε την καρτέλα "Αρχική σελίδα", κάντε κλικ στην εντολή "Ταξινόμηση και φιλτράρισμα" και, στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή "Προσαρμοσμένη ταξινόμηση". Το Excel ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση.
Βήμα 4
Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού "Ταξινόμηση κατά" και επιλέξτε τη στήλη που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να ομαδοποιήσετε τα υποσύνολα πρώτου επιπέδου. Για παράδειγμα, εάν τα δεδομένα σας περιλαμβάνουν αριθμούς πωλήσεων που προσδιορίζονται από την Περιφέρεια, την Πολιτεία και την Πόλη, επιλέξτε τη στήλη "Περιοχή" για να κάνετε τις τοπικές πωλήσεις τα υποσύνολα πρώτου επιπέδου
Βήμα 5
Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού "Τότε κατά" και επιλέξτε τη στήλη που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τα δευτερεύοντα σύνολα δευτέρου επιπέδου. Στο παραπάνω παράδειγμα, εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα υποσύνολο δευτέρου επιπέδου για κάθε κατάσταση σε μια περιοχή, επιλέξτε "κατάσταση" από την αναπτυσσόμενη λίστα.
Βήμα 6
Επαναλάβετε το προηγούμενο βήμα για τυχόν επιπλέον επιμέρους επίπεδα που θέλετε να δημιουργήσετε, όπως σύνολα πωλήσεων σε επίπεδο πόλης στο παράδειγμα.
Κάντε κλικ στο "OK" για να ταξινομήσετε τα δεδομένα και να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου.
Δημιουργήστε υποσύνολα πολλαπλών επιπέδων
Βήμα 1
Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί που περιέχει δεδομένα. Εάν θέλετε να εφαρμόσετε υποσύνολα σε μέρος μόνο του φύλλου εργασίας, επιλέξτε αυτές τις σειρές.
Βήμα 2
Επιλέξτε την καρτέλα "Δεδομένα" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή "Μερικό σύνολο" στην ομάδα "Περίγραμμα". Το Excel ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Μερικό σύνολο.
Βήμα 3
Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού στην ενότητα "Σε κάθε αλλαγή σε" και, στη συνέχεια, επιλέξτε τη στήλη που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τα υποσύνολα πρώτου επιπέδου. Επιλέξτε την ίδια στήλη που επιλέξατε για την πρώτη σας ταξινόμηση. Στο παράδειγμα που χρησιμοποιήθηκε προηγουμένως, θα επιλέξετε "Περιοχή" για να δημιουργήσετε υποσύνολα πρώτου επιπέδου με βάση τις τοπικές πωλήσεις.
Βήμα 4
Επιλέξτε ένα ή περισσότερα από τα πλαίσια στο παράθυρο "Προσθήκη υποσυνόλου σε" για να υποδείξετε ποια στήλη περιέχει τους αριθμούς σας. Στο παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε το πλαίσιο δίπλα στην επιλογή "Ποσά πωλήσεων".
Βήμα 5
Κάντε κλικ στο "OK" για να δημιουργήσετε τα αθροίσματα πρώτου επιπέδου.
Βήμα 6
Κάντε ξανά κλικ στην εντολή "Μερικό σύνολο" για να ξεκινήσετε να δημιουργείτε το δευτερεύον σύνολο δευτέρου επιπέδου.
Βήμα 7
Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού στην ενότητα "Σε κάθε αλλαγή σε" και, στη συνέχεια, επιλέξτε τη στήλη που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τα δευτερεύοντα σύνολα δευτέρου επιπέδου. Στο παράδειγμα, θα επιλέξετε "Πολιτεία".
Βήμα 8
Επιλέξτε το ίδιο πλαίσιο στο παράθυρο "Προσθήκη υποσυνόλου σε" που έχετε ελέγξει προηγουμένως.
Βήμα 9
Καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου δίπλα στην επιλογή "Αντικατάσταση τρεχόντων αθροιστικών συνόλων". Η εκκαθάριση αυτής της ρύθμισης αναγκάζει το Excel να διατηρήσει προηγούμενα επίπεδα αθροιστικών συνόλων και να δημιουργήσει ένα νέο επίπεδο.
Κάντε κλικ στο "OK" για να δημιουργήσετε δευτερεύοντα σύνολα δευτέρου επιπέδου. Επαναλάβετε τα βήματα για κάθε επιπλέον επίπεδο αθροισμάτων που θέλετε να προσθέσετε, αφαιρώντας το σημάδι επιλογής δίπλα στο "Αντικατάσταση τρεχόντων αθροιστικών συνόλων" κάθε φορά. Μπορείτε να δημιουργήσετε έως και οκτώ επίπεδα υποσύνολων.
