Η Εποχή της Πληροφορίας επηρέασε σχεδόν κάθε πτυχή της ανθρώπινης κοινωνίας και κανένας τομέας δεν έχει επηρεαστεί περισσότερο από την επικοινωνία. Η αποτελεσματική επικοινωνία αποτελεί ζωτικό μέρος της διαχείρισης σε μια επιχείρηση και η πρόοδος της τεχνολογίας της πληροφορίας έχει δώσει στη διοίκηση μια πληθώρα εργαλείων για τη μεγιστοποίηση της αποτελεσματικής επικοινωνίας του οργανισμού τους. Με αυτά τα εργαλεία, η επικοινωνιακή επικοινωνία έχει υποστεί μια θεμελιώδη αλλαγή που επαναπροσδιορίζει τον τρόπο επικοινωνίας της διοίκησης με υπαλλήλους και πελάτες.
Διαθεσιμότητα
Με τον πολλαπλασιασμό της Πληροφορικής (IT), είναι δυνατό να προσεγγίσετε υπαλλήλους, πελάτες και συναδέλφους σχεδόν οποιαδήποτε στιγμή, σε οποιοδήποτε μέρος. Τα smartphone, οι φορητοί υπολογιστές, τα tablet και οι επιτραπέζιοι υπολογιστές διαθέτουν επαρκή πολυπλοκότητα για την υποστήριξη φωνητικών κλήσεων, βιντεοδιάσκεψης, άμεσων μηνυμάτων, διαχείρισης email και ακόμη και επικοινωνίας μέσω κοινωνικής δικτύωσης. Αυτό σημαίνει ότι ακόμη και όταν οι εργαζόμενοι φεύγουν από το γραφείο, μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί τους μέσω μιας από τις άλλες συσκευές τους και ότι τα ζητήματα μπορούν να αντιμετωπιστούν αμέσως μόλις προκύψουν, αντί να περιμένουν την επόμενη εργάσιμη ημέρα.
Διαβίβαση δεδομένων
Η πληροφορική επιτρέπει επίσης αποτελεσματικότερα μέσα μετάδοσης σημαντικών δεδομένων. Τα ασύρματα δίκτυα δεδομένων προσφέρουν αυξανόμενο εύρος ζώνης για μετάδοση δεδομένων, καθιστώντας δυνατή τη λήψη και τη μεταφόρτωση σημαντικών αρχείων από και προς την εργασία από σχεδόν οπουδήποτε. Συνδυάστε τη διαθεσιμότητα εξελιγμένου λογισμικού για κινητές συσκευές άμεση πρόσβαση σε εταιρικούς πόρους και οι δυνατότητες μετάδοσης δεδομένων είναι αρκετά τεράστιες. Για παράδειγμα, η διοίκηση μιας εταιρείας μηχανικών μπορεί να στείλει αναθεωρημένα σχεδιαγράμματα σε μια ομάδα κατασκευής σε μια αγροτική κοινότητα μέσω του υπολογιστή tablet του επικεφαλής μηχανικού, ενώ η ομάδα μπορεί με τη σειρά της να στείλει εκθέσεις προόδου πίσω στη διοίκηση.
Διυπηρεσιακή επικοινωνία
Η επικοινωνία εντός του γραφείου έχει επίσης δει αλλαγές με την ολοκλήρωση πληροφορικής. Εάν η διοίκηση πρέπει να συζητήσει ιδιωτικά ένα ζήτημα με έναν υπάλληλο, αυτή η συνομιλία μπορεί να πραγματοποιηθεί μέσω ενός άμεσου αγγελιοφόρου σε αντίθεση με το να καλέσει τον υπάλληλο μακριά από το σταθμό εργασίας του για μια συνάντηση. Μέλη διαφορετικών τμημάτων μπορούν να συναντηθούν μεταξύ τους μέσω βιντεοκλήσεων και φωνητικών κλήσεων χρησιμοποιώντας λογισμικό ανταλλαγής μηνυμάτων όπως το Skype και άλλα εργαλεία επικοινωνίας. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν δύο τμήματα χωρίζονται φυσικά με μεγάλη απόσταση.
Πεδίο εφαρμογής
Η πληροφορική δίνει στη διοίκηση τη δυνατότητα να επιβλέπει λειτουργίες αξιόλογων κλιμάκων. Ανάλογα με τη θέση του διευθυντή εντός της εταιρείας και το μέγεθος της εταιρείας, το IT επιτρέπει στο προσωπικό να αλληλεπιδρά μεταξύ τους σε ολόκληρο τον κόσμο. Με τη μετάδοση δεδομένων υψηλής ταχύτητας που επιτρέπει τη μετάδοση μεγάλων αρχείων σε σχετικά σύντομη σειρά, το IT επιτρέπει στους διαχειριστές και τους υπαλλήλους να συντονίζονται παγκοσμίως σε οποιοδήποτε αριθμό εργασιών. Μπορούν να πραγματοποιηθούν διασκέψεις με επικεφαλής διαφόρων τμημάτων σε όλο τον κόσμο, χωρίς να επιβαρυνθούν με ακριβά έξοδα ταξιδιού.
Σκέψεις
Ανάλογα με το μέγεθος της εταιρείας και των απαιτούμενων υπηρεσιών σας, η εφαρμογή ενός εκτεταμένου συστήματος πληροφορικής μπορεί να είναι δαπανηρή προσπάθεια. Ως αποτέλεσμα, οι επενδύσεις αυτής της κλίμακας απαιτούν προσεκτικό σχεδιασμό για να διασφαλιστεί ότι το κόστος δεν υπερβαίνει τα οφέλη. Η σχεδόν 24ωρη πρόσβαση στους υπαλλήλους πρέπει επίσης να γίνεται προσεκτικά για να αποφευχθεί η υπερβολική εργασία ή η εισβολή της ιδιωτικής ζωής. Επίσης, με περισσότερες γραμμές επικοινωνίας διαθέσιμες, υπάρχουν περισσότερες πιθανότητες εισβολής από χάκερ και άλλα κακόβουλα άτομα. Αυτό σημαίνει ότι η ασφάλειά σας πρέπει να εξελιχθεί ανάλογα με την υποδομή πληροφορικής σας.
