Η χρήση μιας μορφής υπομνήματος στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Microsoft Office Outlook μπορεί να δώσει στα μηνύματα email πιο επίσημη και επαγγελματική εμφάνιση. Για να στείλετε ένα email σε μορφή σημείωσης, δημιουργήστε το email και αποθηκεύστε το ως πρότυπο email Outlook. Αφού προσθέσετε το πρότυπο σημείωσης, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για κάθε μήνυμα email του Outlook που θέλετε να στείλετε σε μορφή σημείωσης.
Εκκινήστε το Microsoft Outlook. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Home" στην κορδέλα του κύριου μενού. Κάντε κλικ στο κουμπί "Νέο email".
Εισαγάγετε τις διευθύνσεις email και το θέμα του παραλήπτη στα αντίστοιχα πεδία εισαγωγής στο επάνω μέρος του παραθύρου "Νέο email".
Πληκτρολογήστε "Υπόμνημα" ή το πιο επίσημο "Μνημόνιο" στην κορυφή του παραθύρου κειμένου σώματος email. Εφαρμόστε έντονα, υπογραμμισμένα, μέγεθος γραμματοσειράς και μορφοποίηση προσώπου γραμματοσειράς στο κείμενο κάνοντας κλικ στο σχετικό κουμπί μορφοποίησης στην ομάδα "Βασικό κείμενο" στην καρτέλα "Μήνυμα" της κορδέλας μενού.
Πληκτρολογήστε "Ημερομηνία:" ακολουθούμενη από την ημερομηνία του υπομνήματος αμέσως κάτω από την επικεφαλίδα "Υπόμνημα". Σε ξεχωριστή γραμμή, πληκτρολογήστε "Προς:" ακολουθούμενο από τα ονόματα και τους τίτλους των παραληπτών.
Εισαγάγετε τον τίτλο του υπομνήματος κάτω από την ημερομηνία και τις πληροφορίες του παραλήπτη. για παράδειγμα, "Re: Αναθεωρημένη πρόβλεψη δαπανών". Πληκτρολογήστε το κύριο κείμενο για το υπόμνημα κάτω από τον τίτλο του θέματος. Πολλά επιχειρηματικά σημειώματα περιλαμβάνουν ένα σύντομο υπόβαθρο και εισαγωγή και ακολουθούνται από βασικά σημεία και ένα συμπέρασμα. Πατήστε "Enter" ή "Return" στο πληκτρολόγιο του υπολογιστή σας μετά από κάθε παράγραφο για να προσθέσετε αλλαγές παραγράφου.
Κάντε κλικ στο "Αρχείο" και στη συνέχεια "Αποθήκευση ως" στην κύρια κορδέλα μενού του Outlook.
Επιλέξτε "Πρότυπο Outlook" από τη λίστα Αποθήκευση ως τύπου. Εισαγάγετε ένα περιγραφικό όνομα για το πρότυπο. για παράδειγμα, "Memo" ή "Business Memo".
Πατήστε το κουμπί "Αποστολή" για να στείλετε το αρχικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σημείωσης από το οποίο δημιουργήσατε το πρότυπο. Τώρα μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο πρότυπο μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την καρτέλα "Προγραμματιστής" του Outlook. Κάντε κλικ στην επιλογή "Επιλογή φόρμας" και επιλέξτε "Πρότυπα χρήστη" στην αναπτυσσόμενη λίστα "Αναζήτηση σε". Επιλέξτε το πρότυπο υπομνήματος και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Άνοιγμα". Επεξεργαστείτε τα περιεχόμενα του προτύπου και στείλτε το email σε μορφή σημείωσης.
Συμβουλές
Εάν δεν μπορείτε να δείτε την καρτέλα "Προγραμματιστής" στο μενού του Outlook, ενεργοποιήστε αυτήν την επιλογή κάνοντας κλικ στο "Αρχείο" και στη συνέχεια στο "Επιλογές". Κάντε κλικ στην επιλογή "Προσαρμογή κορδέλας" στο αριστερό παράθυρο. Κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου δίπλα στο "Προγραμματιστής" για να επιλέξετε και να ενεργοποιήσετε αυτήν την επιλογή. Κάντε κλικ στο "OK" για να προσθέσετε την καρτέλα στην κορδέλα του μενού.
Τα επίσημα επαγγελματικά σημειώματα περιλαμβάνουν συνήθως την ημερομηνία και τα ονόματα των παραληπτών, αλλά το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας περιλαμβάνει αυτόματα αυτές τις πληροφορίες στην κεφαλίδα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Παραλείψτε το Βήμα 4 εάν δεν θέλετε να επαναλάβετε αυτές τις πληροφορίες στο κύριο σώμα του υπομνήματος.
