Η ψηφιακή εποχή μας έδωσε τόσους πολλούς τρόπους επικοινωνίας μεταξύ μας - από κείμενα έως Skype και περίπου δώδεκα τεχνολογίες στο μεταξύ. Τόσο η λεκτική όσο και η γραπτή επικοινωνία έχουν τη θέση τους στις επιχειρήσεις σήμερα και ένα παραγωγικό γραφείο ενθαρρύνει την εθιμοτυπία σε όλες τις μεθόδους επικοινωνίας. Χρησιμοποιώντας μόνο το ένα ή το άλλο αναισθητοποιεί τις ικανότητες ενός υπαλλήλου να επικοινωνεί αποτελεσματικά με πελάτες, πελάτες και συναδέλφους. Ενώ το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να επιδείξει το σχολαστικό ρεκόρ εργασίας σας, δεν υπάρχει emoticon τόσο αποτελεσματικό όσο ένα πραγματικό, πρόσωπο με πρόσωπο χαμόγελο όταν μιλάτε.
Εγγραφές
Υπάρχει ένας λόγος για τον οποίο συχνά εμφανίζονται μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά τη διάρκεια κυβερνητικών σκανδάλων. Δείχνουν όχι μόνο αυτό που είπε κάποιος, αλλά όταν το είπε, οπότε όταν χρειάζεστε μια διαρκή εγγραφή επικοινωνίας με κάποιον, το email σας δίνει ένα ψηφιακό ίχνος χαρτιού. Επιπλέον, οι αναμνήσεις των συνομιλιών από τους ανθρώπους μπορεί να ποικίλλουν με την πάροδο του χρόνου, ενδέχεται να μην αφαιρούν σημαντικές λεπτομέρειες από μια προφορική συζήτηση και είναι ευκολότερο να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του σημείου σας σε μια κατάσταση γραφείου όταν έχετε το ψηφιακό αντίγραφο για να το αποδείξετε. Εάν κάποιος διαγράψει το email σας ή επιμένει ότι δεν το έλαβε ποτέ, η μόνη σας εγγραφή μπορεί να είναι ο φάκελος "Απεσταλμένα". Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί επίσης να είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος προβολής του ιστορικού ενός έργου και ποιος ήταν το πιο πολύτιμο πλεονέκτημα της ομάδας.
Κατανόηση
Η επικοινωνία μεταξύ συναδέλφων περιλαμβάνει περισσότερα από απλά λόγια. Οι συνάδελφοί σας διαβάζουν την έκφρασή σας και τη γλώσσα του σώματός σας και καταγράφουν τον τόνο της φωνής σας κατά τη διάρκεια μιας συνομιλίας. Όταν είστε πρόσωπο με πρόσωπο με κάποιον, παίρνετε αυτά τα στοιχεία και βοηθούν στην εμβάθυνση της κατανόησής σας για το νόημα του άλλου ατόμου. Παρόλο που ένα καλά διατυπωμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι άμεσο και σαφές, μερικές φορές οι λέξεις στην οθόνη μπορεί να παρερμηνευθούν και να προκαλέσουν προσβολή, ειδικά εάν επιχειρήσετε σαρκασμό ή χιούμορ. Μπορεί επίσης να χρειαστεί λιγότερος χρόνος για να περπατήσετε απλά στο διάδρομο ή να σηκώσετε το τηλέφωνο και να συζητήσετε λεπτομερώς τις ανησυχίες από ό, τι για να συνθέσετε ένα μακρύ email.
Συναισθημα
Μερικές φορές είναι πολύ δύσκολο να συζητήσουμε συγκεκριμένες καταστάσεις με συναδέλφους και οι άνθρωποι συχνά στρέφονται σε email για να εκφραστούν χωρίς να γοητευτούν. Έχετε χρόνο να σκεφτείτε τι θέλετε να πείτε και μπορείτε να μεταφέρετε αυτό το μήνυμα χωρίς νευρικότητα ή τραύλισμα. Έχετε το χρόνο να δημιουργήσετε μια έξυπνη αιτιολογημένη ερώτηση ή σχόλιο. Αυτό μπορεί να είναι αμφίδρομο, ωστόσο, επειδή ορισμένοι υπάλληλοι το βρίσκουν ευκολότερο να είναι θορυβώδες, προσβλητικό ή αγενές όταν επικοινωνούν μέσω email. Όταν τα συναισθήματα τρέχουν υψηλά, οι άνθρωποι στέλνουν συχνά μηνύματα χρησιμοποιώντας λέξεις που δεν θα χρησιμοποιούσαν ποτέ αυτοπροσώπως.
Κοινωνικές δεξιότητες
Η σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να επιτρέψει στους συναδέλφους να αποφύγουν δυσάρεστες ή δύσκολες συνομιλίες, αλλά δεν τους βοηθά να μάθουν να αντιμετωπίζουν το πρόβλημα. Ενώ η συνομιλία πρόσωπο με πρόσωπο μπορεί να αισθάνεται άβολα κατά καιρούς, η εμπειρία θα μειώσει αυτό το συναίσθημα. Η συνομιλία με συναδέλφους σάς κάνει να γνωρίζετε περισσότερο τη δική σας μη λεκτική επικοινωνία. Η συνομιλία δημιουργεί δεσμούς στο γραφείο και δείχνει σεβασμό στους ανθρώπους, είτε είναι επαίνους για μια καλή δουλειά είτε προειδοποίηση για μια απαράδεκτη κατάσταση.
