Αντίγραφο άνθρακα ή CCing, κάποιος σε ένα email περιλαμβάνει την αποστολή διπλότυπου αντιγράφου σε άλλον παραλήπτη, εκτός από τον κύριο παραλήπτη στο πεδίο "Προς:" του email. Η σωστή εθιμοτυπία είναι απαραίτητη κατά την αποστολή ενός CC, επειδή αυτός ο τύπος email έρχεται με επαγγελματικούς κινδύνους, συμπεριλαμβανομένης της συντριπτικής διαχείρισης με πάρα πολλά περιττά e-mail, παραβίαση του απορρήτου ενός συνεργάτη, δημιουργία σύγχυσης σχετικά με τις ευθύνες και περιττές επαναλήψεις προσπαθειών.
Αποφύγετε να τραβήξετε το αφεντικό του συνεργάτη σας
Μπορεί να σας βοηθήσει να εκτοξεύσετε την απογοήτευσή σας σε έναν διευθυντή που έχει την εξουσία να ασχοληθεί με έναν ενοχλητικό συνάδελφο, αλλά η αποστολή ενός CC στο αφεντικό της για ένα email που την καλεί για κάτι αρνητικό μπορεί να σας στοιχειώσει αργότερα. Εάν το κάνετε σε κάποιον άλλο, οι πιθανότητες είναι ότι κάποια στιγμή κάποιος θα κάνει το δικό σας αφεντικό, επισημαίνοντας ένα λάθος που κάνατε. Αντί να δημιουργήσετε κακό κάρμα για τον εαυτό σας, δείτε αν μπορείτε να επιλύσετε το ζήτημα με τον συνάδελφό σας μέσω ιδιωτικού email ή καλύτερα ακόμα αυτοπροσώπως. Εάν πρέπει πραγματικά να μιλήσετε με τη διοίκηση σχετικά με το ζήτημα, κάντε το αυτοπροσώπως ή μέσω τηλεφώνου - όχι μέσω email, καθώς διατρέχετε πάντα τον κίνδυνο της διαχείρισης να σας απαντήσει με CC στον εν λόγω συνεργάτη.
Ελέγξτε ξανά τα νήματα απάντησης
Η καλύτερη εθιμοτυπία είναι να στείλετε μόνο έναν διαχειριστή CC σε μια νέα συνομιλία ή ως FYI που δεν απαιτεί απάντηση. Ο γρηγορότερος τρόπος για να ντροπιάσετε κάποιον ή να μοιραστείτε πληροφορίες με λάθος άτομο είναι να καλέσετε έναν διαχειριστή σε ένα email που απαντά σε πολλά άλλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανάμεσα σε εσάς και τον κύριο παραλήπτη στο ίδιο νήμα. Εάν το CC είναι απολύτως απαραίτητο για το πιο πρόσφατο email στο νήμα, διαγράψτε τα προηγούμενα email στο ίδιο νήμα εάν αποκαλύπτουν πληροφορίες που προορίζονται μόνο για εσάς και τον κύριο παραλήπτη. Ομοίως, μην ενοχλείτε το CCing έναν διαχειριστή σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς πραγματικά απαραίτητα στοιχεία, όπως αυτά που αποστέλλονται για ένα απλό "Ευχαριστώ!"
Ζητήστε άδεια
Μάθετε εκ των προτέρων εάν είναι εντάξει με τους συναδέλφους σας και τα αφεντικά τους, ή τα αφεντικά σας, να τους μεταφέρετε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με ευαίσθητα θέματα, όπως η απόδοση εργασίας κάποιου άλλου - ή ποια θέματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προτιμούν να λάβουν CC. Εάν κάνετε μια διανοητική καταγραφή για το ποιος είναι εντάξει με τους CC και ποιος όχι, είναι πιο πιθανό να παραμείνετε σε ειρήνη με τους συναδέλφους και τη διοίκησή σας. Μπορείτε επίσης να συζητήσετε το ζήτημα με κάποιον σε ανθρώπινους πόρους για να μάθετε εάν η εταιρεία σας έχει μια πολιτική σχετικά με τους τύπους των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα στείλει σε αυτούς που βρίσκονται στη μέση ή ανώτερη διαχείριση. Το διοικητικό προσωπικό λαμβάνει συχνά έναν εξαιρετικό αριθμό email και πιθανότατα θα εκτιμήσει αυτήν την ευγένεια.
Κρατήστε το επαγγελματικό
Κάθε ηλεκτρονική αλληλογραφία στην οποία η διοίκηση λαμβάνει CC πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο επαγγελματική και γενική. Μπορεί να θεσπίσετε μια πολιτική σύμφωνα με την οποία δεν στέλνετε ποτέ CC σε διοικητικά στελέχη που θα μπορούσαν να θεωρηθούν προσωπικά, παθητικά-επιθετικά ή αμφιλεγόμενα με οποιονδήποτε τρόπο. Ακόμα καλύτερα, για να αποφύγετε επικίνδυνα σφάλματα CC, μην στέλνετε καθόλου CC στη διαχείριση, επιλέγοντας προσωπικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή συνομιλίες αντ 'αυτού. Επίσης, αποφύγετε την αποστολή κεντρικών υπολογιστών στη διεύθυνση εάν θα προκαλούσε σύγχυση σχετικά με το ποιος πρέπει να αναλάβει την ευθύνη για μια ενέργεια. Εάν είτε ο κύριος παραλήπτης είτε ο διαχειριστής CC-d πιστεύουν ότι το άλλο άτομο θα χειριστεί το αίτημά σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ενδέχεται να μην αντιμετωπιστεί καθόλου ή θα μπορούσαν και οι δύο να επαναλάβουν άσκοπα τις προσπάθειες.
