Πολλά βιβλία, επαγγελματικά περιοδικά και ιστότοποι επαινούν τον ρόλο που διαδραματίζει το Διαδίκτυο στις σύγχρονες επιχειρήσεις. Δυστυχώς, το Διαδίκτυο μπορεί επίσης να είναι ένας λύκος με ρούχα προβάτων, απαιτώντας μια σταθερή πολιτική αποδεκτής πληροφορικής χρήσης ανεξάρτητα από το μέγεθος της εταιρείας. Ωστόσο, με λίγη εκπαίδευση και επιμέλεια τελικών χρηστών, μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε τον αντίκτυπο που έχουν αυτοί οι αρνητικοί παράγοντες στην επιχείρησή σας.
Αποσπάσεις της προσοχής
Ακόμη και ο πιο συνειδητός εργαζόμενος δελεάζεται καθημερινά από τις μυριάδες περισπασμούς που διατίθενται στο Διαδίκτυο. Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν διαδικτυακό ιστότοπο τυχερών παιχνιδιών εξίσου εύκολα με τη σελίδα intranet της εταιρείας σας. Οι προσωπικοί λογαριασμοί email είναι ένας άλλος πιθανός χρονικός περιορισμός, με ορισμένους παρόχους να προσφέρουν ακόμη και αναδυόμενα παράθυρα για να ειδοποιούν τους χρήστες για νέα μηνύματα. Οι ιστότοποι κοινωνικών μέσων όπως το Facebook καθώς και οι ιστότοποι χόμπι δημιουργούν επιπλέον περισπασμούς από δραστηριότητες που σχετίζονται με την εργασία, όπως και οι διαδικτυακοί τόποι ραδιοφώνου και ροής βίντεο. Οι εργαζόμενοι που παρακολουθούν βίντεο στο Διαδίκτυο μπορούν επίσης να μειώσουν την παραγωγικότητα των άλλων εργαζομένων, επειδή το εύρος ζώνης που καταναλώνεται από ροή πολυμέσων μπορεί να επηρεάσει αρνητικά την απόδοση του δικτύου.
Κακόβουλο λογισμικό
Είτε φιλοξενείται σκόπιμα σε κακόβουλους ιστότοπους είτε μεταφορτώνονται σε νόμιμες ιστοσελίδες κατά τη διάρκεια μιας πειρατείας, το κακόβουλο λογισμικό είναι πανταχού παρόν στο Διαδίκτυο. Οι εργαζόμενοι μπορούν να μολύνουν τους υπολογιστές τους - και ενδεχομένως ολόκληρο το δίκτυο γραφείων τους - κατεβάζοντας και εγκαθιστώντας κακόβουλο λογισμικό που μεταμφιέζεται ως νόμιμες εφαρμογές όπως προγράμματα προστασίας από ιούς, παιχνίδια και εργαλεία παραγωγικότητας. Καμία εφαρμογή ασφαλείας ή συσκευή δεν είναι 100% αλεξίσφαιρα, οπότε δεν μπορείτε να κάνετε εκπαίδευση με τις βέλτιστες πρακτικές για να σταματήσετε τη μόλυνση υπολογιστών στο δίκτυο γραφείων από κακόβουλο λογισμικό που βασίζεται στο Διαδίκτυο.
Παραπλανητική Εταιρεία
Όταν στέλνετε email σε εξωτερικούς πελάτες ή δημοσιεύετε σε φόρουμ ή ιστότοπους κοινωνικής δικτύωσης, πολλοί υπάλληλοι δεν συνειδητοποιούν ότι βάζουν την έγκριση της εταιρείας τους στις ηλεκτρονικές τους επικοινωνίες. Τα λανθασμένα προσωπικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται από επαγγελματικούς λογαριασμούς μπορούν γρήγορα να προσγειώσουν κάποιον σε ζεστό νερό και μια ανάρτηση στο Facebook μπορεί να ερμηνευθεί εσφαλμένα ως επίσημη στάση της εταιρείας. Επιπλέον, δεν επικοινωνούν όλοι εγγράφως όπως αυτοπροσώπως και είναι πολύ εύκολο για κάποιον να παρεξηγήσει την πρόθεση ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Μείωση του κινδύνου
Η ύπαρξη μιας ολοκληρωμένης πολιτικής ηλεκτρονικών επικοινωνιών είναι το πρώτο βήμα για τον περιορισμό των πιθανών κινδύνων που ενέχει η χρήση του Διαδικτύου. Η πολιτική πρέπει να ορίζει αποδεκτούς στίχους απαράδεκτη χρήση και να γίνεται εύκολα κατανοητός από κάθε χρήστη υπολογιστή ανεξάρτητα από την τεχνική ικανότητα. Θα πρέπει επίσης να καταβάλλετε προσπάθειες για να εκπαιδεύσετε τους ανθρώπους σχετικά με τις πιθανές συνέπειες της ακατάλληλης χρήσης του Διαδικτύου, καθώς οι περισσότεροι άνθρωποι είναι πιο πιθανό να ακολουθήσουν μια πολιτική εάν καταλαβαίνουν τα «γιατί». Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το τείχος προστασίας που είναι ενσωματωμένο στο δρομολογητή του γραφείου σας για να αποκλείσετε ακατάλληλους ή επικίνδυνους ιστότοπους ή να αγοράσετε μια αυτόνομη συσκευή ασφαλείας που κάνει το ίδιο πράγμα.
