Μπορείτε να μετατρέψετε οποιοδήποτε αρχείο Excel ή υπολογιστικό φύλλο σε μορφή PDF χρησιμοποιώντας τις λειτουργίες "Αποθήκευση ως PDF" ή "Εκτύπωση σε PDF", όπως είναι διαθέσιμες στο Microsoft Excel. Παρακάτω θα βρείτε τα βήματα για την εκτύπωση σε PDF ή την αποθήκευση ως PDF στο Microsoft Excel.
Εκτυπώστε σε PDF και αποθηκεύστε ως PDF στο Microsoft Excel
Με τα Windows 10 που διαθέτουν ενσωματωμένη υποστήριξη για PDF (εκτυπώσιμη μορφή εγγράφου), η αποθήκευση ή εκτύπωση οποιουδήποτε φύλλου εργασίας Excel σε μορφή PDF είναι εύκολη.
Ενώ τόσο το "Print to PDF" όσο και το "Save As PDF" βασικά μετατρέπουν ένα αρχείο Excel σε μορφή PDF, το τελικό προϊόν που παράγεται από τις δύο μεθόδους είναι διαφορετικό.
Όταν χρησιμοποιείτε την εκτύπωση σε PDF στο Microsoft Excel, το αρχείο PDF που προκύπτει θα αφαιρεθεί από όλα τα μεταδεδομένα του (συνδέσεις, πληροφορίες δημιουργού, σελιδοδείκτες κ.λπ.) και θα περιέχει μόνο πληροφορίες που είναι διαθέσιμες σε ένα εκτυπωμένο αρχείο.
Σε σύγκριση, όταν χρησιμοποιείτε την επιλογή Αποθήκευση ως PDF στο Microsoft Excel, το αρχείο PDF που θα προκύψει θα περιέχει όλα τα μεταδεδομένα και σχεδόν τις ίδιες πληροφορίες με τις διαθέσιμες στο πρωτότυπο έγγραφο.
Πώς να εκτυπώσετε σε PDF στο Microsoft Excel
Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Εκτύπωση σε PDF στο Microsoft Excel.
1. Ανοίξτε το αρχείο Excel που θέλετε να εκτυπώσετε σε PDF.
2. Μόλις το αρχείο είναι ανοιχτό, κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο που βρίσκεται στην επάνω γραμμή μενού για να ανοίξετε το μενού Αρχείο.
3. Στο αναπτυσσόμενο μενού Αρχείο, κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση στο αριστερό παράθυρο. Στο δεξιό τμήμα του παραθύρου, βεβαιωθείτε ότι είναι διαθέσιμος ο εκτυπωτής PDF (Microsoft Print to PDF) και προσαρμόστε το μέγεθος σελίδας, τον προσανατολισμό και τα περιθώρια όπως απαιτείται.
Σημείωση: Εάν η εκτύπωση Microsoft PDF to PDF δεν είναι διαθέσιμη, θα χρειαστεί να κάνετε την εκτύπωση PDF έτοιμη με τα βήματα που παρέχονται στην επόμενη ενότητα.
4. Μόλις είστε ικανοποιημένοι με τις ρυθμίσεις εκτύπωσης, κάντε κύλιση προς τα επάνω και κάντε κλικ στο πλαίσιο Εκτύπωση.
5. Στην επόμενη οθόνη, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το αρχείο σας> επιλέξτε την τοποθεσία στην οποία θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο PDF που προκύπτει και κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.
Σημείωση: Βεβαιωθείτε ότι η επιλογή "Αποθήκευση ως τύπος" έχει οριστεί σε .pdf πριν κάνετε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.
Αφού αποθηκευτεί το PDF Print File, θα μπορείτε να στείλετε το Αρχείο για εκτύπωση ή να το μοιραστείτε ηλεκτρονικά με οποιονδήποτε.
Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, το αρχείο PDF που παράγεται χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Print to PDF στο Microsoft Excel δεν θα περιέχει συνδέσμους και άλλα μεταδεδομένα που σχετίζονται με το αρχικό αρχείο Excel.
Τι να κάνετε εάν η εκτύπωση Microsoft PDF δεν είναι διαθέσιμη
Εάν προηγουμένως έχετε εκτυπώσει σε έναν πραγματικό εκτυπωτή, ο εκτυπωτής Microsoft PDF ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμος όταν προσπαθείτε να εκτυπώσετε σε PDF στο Microsoft Excel.
Σε μια τέτοια περίπτωση, θα χρειαστεί να κάνετε τον εκτυπωτή PDF PDF διαθέσιμο και έτοιμο, πριν μπορέσετε να εκτυπώσετε σε PDF.
Εάν δεν είναι διαθέσιμη η επιλογή "Εκτύπωση της Microsoft σε PDF", κάντε κλικ στον τρέχοντα διαθέσιμο εκτυπωτή και επιλέξτε "Εκτύπωση σε PDF" από το μενού που εμφανίζεται.
Μετά από αυτό, θα μπορείτε να εκτυπώσετε σε PDF οποιοδήποτε αρχείο του Microsoft Excel κάνοντας κλικ στο πλαίσιο Εκτύπωση όπως φαίνεται στο βήμα 3 παραπάνω.
Αποθηκεύστε ως PDF στο Microsoft Excel
Ένας άλλος τρόπος μετατροπής του αρχείου ή του υπολογιστικού φύλλου Microsoft Excel σε μορφή PDF είναι να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα "Αποθήκευση ως PDF", όπως είναι διαθέσιμη στο Microsoft Excel.
Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, το αποθηκευμένο αρχείο PDF θα περιέχει σχεδόν όλες τις πληροφορίες που είναι διαθέσιμες στο πρωτότυπο έγγραφο.
1. Ανοίξτε το αρχείο Excel που θέλετε να εκτυπώσετε σε PDF.
2. Μόλις το αρχείο είναι ανοικτό, κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο που βρίσκεται στην επάνω γραμμή μενού.
3. Από το αναπτυσσόμενο μενού, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ως στο αριστερό παράθυρο. Στο δεξιό παράθυρο, κάντε κλικ στο Αναζήτηση.
4. Στην επόμενη οθόνη, πληκτρολογήστε το όνομα για το αρχείο PDF> επιλέξτε Θέση για το αρχείο PDF και κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.
Αυτό θα σώσει το αρχείο Microsoft Excel ως αρχείο PDF που μπορείτε να εκτυπώσετε ή να μοιραστείτε με οποιονδήποτε.
Είτε χρησιμοποιείτε την επιλογή Αποθήκευση ως PDF είτε Εκτύπωση σε PDF, το αρχείο που θα προκύψει θα διατηρήσει τις γραμματοσειρές, τη μορφοποίηση και την παραπομπή σε όλες τις συσκευές και τις πλατφόρμες.
