Η χρήση προσωπικών κινητών τηλεφώνων στο χώρο εργασίας μπορεί να μειώσει την παραγωγικότητα των εργαζομένων και συχνά αποσπά την προσοχή σε άλλα άτομα στο γραφείο. Ο καλύτερος τρόπος για να σταματήσετε τους υπαλλήλους από τη χρήση των κινητών τηλεφώνων τους στην εργασία είναι να καθιερώσετε και να εφαρμόσετε μια πολιτική χρήσης κινητού τηλεφώνου που παρέχει οδηγίες και συνέπειες που είναι σαφώς διατυπωμένες.
Βήμα 1
Σχεδιάστε μια πολιτική χρήσης κινητού τηλεφώνου που περιγράφει με σαφήνεια τις προσδοκίες και τις συνέπειες. Εξετάστε προβλήματα όπως η απόσπαση της προσοχής και το επίπεδο θορύβου για να βοηθήσετε στον καθορισμό οδηγιών πολιτικής. Περιορίστε τη χρήση κινητού τηλεφώνου μόνο σε διακοπές, απαιτήστε σιωπηλούς ήχους κλήσης και ρυθμίσεις δόνησης ή απαγορεύστε τη χρήση παιχνιδιών. Διεύθυνση της ενσωματωμένης κάμερας, η οποία μπορεί να εγείρει σοβαρά ζητήματα σχετικά με την ασφάλεια της εταιρείας και το απόρρητο των εργαζομένων. Συμβουλευτείτε τους διευθυντές και την ομάδα πληροφορικής σας για να διασφαλίσετε μια πρακτική και εφαρμόσιμη πολιτική. Ζητήστε την τελική έγκριση από τη νομική σας ομάδα, εάν έχετε, ειδικά εάν είστε σε ρυθμιζόμενο κλάδο όπως υγειονομική περίθαλψη ή χρηματοδότηση.
Βήμα 2
Καθιέρωση διατάξεων για κλήσεις που σχετίζονται με έκτακτες ανάγκες. Επιτρέπεται η εύλογη χρήση κινητού τηλεφώνου κατά περίπτωση. Ένας υπάλληλος με εξαρτώμενη ασθένεια μπορεί να απαιτεί προσωπικές κλήσεις πιο συχνά κατά τη διάρκεια κρίσεων υγείας. Απαιτήστε από τους υπαλλήλους να μοιράζονται τις ανάγκες τους, αλλά δεν παραβιάζουν το προσωπικό απόρρητο. Δώστε τους οδηγίες να σας ειδοποιήσουν πριν ή μετά τη λήψη κλήσης έκτακτης ανάγκης για να αποτρέψετε πειθαρχικά μέτρα.
Βήμα 3
Απαιτήστε από τους υπαλλήλους να διαβάσουν και να υπογράψουν την πολιτική χρήσης του κινητού τηλεφώνου και να κρατήσουν αντίγραφο της επιβεβαίωσής τους στο αρχείο των υπαλλήλων τους. Εξηγήστε με σαφήνεια τις τυπικές συνέπειες για κάθε παραβίαση πολιτικής. Εκδώστε έναν καθορισμένο αριθμό προφορικών και γραπτών προειδοποιήσεων, οι οποίες εάν αγνοηθούν θα οδηγήσουν σε αναστολή ή τερματισμό.
Βήμα 4
Ορίστε ένα καλό παράδειγμα για τους υπαλλήλους σας ακολουθώντας τις οδηγίες πολιτικής ανά πάσα στιγμή. Περιμένετε το ίδιο από τους διαχειριστές. Επιβάλλετε αυστηρά την πολιτική επιβάλλοντας συνέπειες για κάθε νέα παράβαση.
Ενημερώστε την πολιτική ετησίως για να αντιμετωπίσετε τις πρόσφατες αλλαγές στη δομή της εταιρείας και την τεχνολογική πρόοδο. Διεξαγωγή περιοδικών εκπαιδευτικών συνεδριών για την ενίσχυση της κατάλληλης συμπεριφοράς βάσει της πολιτικής.
