Ο προσωπικός υπολογιστής έχει αλλάξει για πάντα τον τρόπο με τον οποίο οι άνθρωποι κάνουν επιχειρήσεις: για κάθε σημαντική εταιρική εργασία, υπάρχει μια λύση λογισμικού που ταιριάζει. Εάν εξακολουθείτε να κάνετε τη λογιστική της επιχείρησής σας με το χέρι, λάβετε υπόψη τις μεγάλες διαφορές μεταξύ αυτής και χρησιμοποιώντας ειδικό λογισμικό λογιστικής. Υπάρχουν μεγάλα οφέλη για την ψηφιακή χρήση, αλλά αυτά τα οφέλη έρχονται με ορισμένους κινδύνους. Όλα εξαρτώνται από το τι λειτουργεί καλύτερα για εσάς και την επιχείρησή σας.
Ακρίβεια και συνέπεια
Το λογιστικό λογισμικό χρησιμοποιεί αυτοματοποιημένους υπολογισμούς για να διασφαλίσει ότι τα μαθηματικά σας είναι πάντα σωστά. Επιπλέον, η ηλεκτρονική λογιστική δημιουργεί συνέπεια στις αναφορές σας μέσω τυποποιημένων μορφών αρχείων και καθιερωμένων ροών εργασίας. Το λογιστικό λογισμικό είναι εξίσου έξυπνο με τον χρήστη, ωστόσο, και η μετάβαση σε ψηφιακή λογιστική δεν εγγυάται απαραίτητα την εξάλειψη των λαθών. Ωστόσο, η ηλεκτρονική λογιστική, όταν εκτελείται σωστά, είναι πιο ακριβής από τη μη αυτόματη λογιστική.
Ταχύτητα εισόδου
Μόλις εφαρμόσετε μια μηχανογραφημένη λύση για την επιχείρησή σας, ο χρόνος που αφιερώνετε για να εργαστείτε σε λογιστικές εργασίες θα μειωθεί σημαντικά. Η εισαγωγή δεδομένων μέσω πληκτρολογίου και η αφήνοντας τον υπολογιστή να κάνει τη δουλειά είναι ταχύτερη από το να γράφετε πράγματα και να υπολογίζετε τα μαθηματικά με μια αριθμομηχανή και το λογιστικό λογισμικό συνοδεύεται από μια ποικιλία ενσωματωμένων προτύπων που έχουν σχεδιαστεί για να κάνουν τη διαδικασία απλούστερη. Επιπλέον, τα δεδομένα που εισάγονται μέσω ηλεκτρονικής λογιστικής είναι άμεσα προσβάσιμα, πράγμα που σημαίνει ότι θα έχετε πάντα τους πιο πρόσφατους διαθέσιμους αριθμούς. Το μειονέκτημα είναι ότι θα χρειαστεί λίγος χρόνος για να προσαρμοστεί στη χρήση του νέου λογισμικού, το οποίο μετριάζει την αρχική εξοικονόμηση χρόνου.
Προστασία και ασφάλεια
Ενώ μπορείτε να προστατεύσετε με κωδικό πρόσβασης τα λογιστικά σας δεδομένα και να τα αποθηκεύσετε στον υπολογιστή εργασίας σας, η μη αυτόματη λογιστική είναι λιγότερο ασφαλής καθώς τα γραπτά έγγραφα συσσωρεύονται με την πάροδο του χρόνου και απαιτούν ολοένα και μεγαλύτερες λύσεις αποθήκευσης. Επιπλέον, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας ψηφιακών λογιστικών δεδομένων σε μια εξωτερική μονάδα δίσκου, ενώ πρέπει να αντιγράψετε χειροκίνητα λογιστικά δεδομένα με μη αυτόματο τρόπο. Η απώλεια των ψηφιακών σας λογιστικών δεδομένων είναι λιγότερο δραματική από την απώλεια των αρχικών εγγράφων, καθώς μπορείτε να ανακτήσετε τα αντίγραφα ασφαλείας σας με ελάχιστη φασαρία. Ωστόσο, το υλικό του υπολογιστή είναι πιο εύθραυστο από τα πραγματικά έγγραφα, οπότε πρέπει να λάβετε μέτρα για την προστασία των δεδομένων σας σε περίπτωση προβλήματος υλικού.
Ευκολία διανομής
Στη μη αυτόματη λογιστική, δημιουργείτε και διανέμετε τιμολόγια, λογαριασμούς και άλλα αρχεία με το χέρι. Με την ψηφιακή λογιστική, μπορείτε να δημιουργήσετε το ίδιο σύνολο εγγράφων σε πολύ λιγότερο χρόνο και να εκτυπώσετε όσα αντίγραφα χρειάζεστε. Στη συνέχεια, μπορείτε να στείλετε ψηφιακά έγγραφα μέσω email, επιτρέποντάς σας να περιορίσετε τον αριθμό των φυσικών μέσων που πραγματικά πρέπει να χρησιμοποιήσει η εταιρεία σας. Με το ηλεκτρονικό λογιστικό λογισμικό, είναι εύκολο να εκτυπώσετε, να αντιγράψετε και να στείλετε τυχόν έγγραφα που απαιτούνται από την επιχείρησή σας. Ωστόσο, αυτό διευκολύνει επίσης ένα κακόβουλο μέρος να υποκλέψει τα δεδομένα σας.
