Όταν απαντάτε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή το προωθείτε για σχόλιο, αυτό που βλέπετε στο εξερχόμενο μήνυμα εξαρτάται από το αν προτιμάτε να αναφέρετε το πρωτότυπο περιεχόμενο στον παραλήπτη της απάντησής σας. Εάν περιμένετε να δείτε το αρχικό μήνυμα, αλλά η απάντησή σας δεν το περιλαμβάνει, ελέγξτε τον τρόπο με τον οποίο έχετε ρυθμίσει το λογισμικό email ή τη διεπαφή email web.
Συνολικές προτιμήσεις
Το λογισμικό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οι διεπαφές αλληλογραφίας ιστού περιλαμβάνουν προτιμήσεις που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να καθορίσετε τον τρόπο παραπομπής του κειμένου ενός πρωτότυπου μηνύματος όταν απαντάτε ή προωθείτε. Ανάλογα με τις επιλογές που έχετε επιλέξει, ενδέχεται να μην βλέπετε το πλήρες κείμενο του μηνύματος που λάβατε στην απάντησή σας σε αυτό. Εάν χρησιμοποιείτε την εφαρμογή Mail του Mac OS X, μπορείτε να τη ρυθμίσετε ώστε οι απαντήσεις να περιλαμβάνουν όλο, κανένα ή μόνο το μέρος του περιεχομένου μηνυμάτων που επιλέγετε προτού κάνετε κλικ στο κουμπί "Απάντηση". Μέσω των ρυθμίσεων του Microsoft Outlook, μπορείτε να συμπεριλάβετε, να εξαιρέσετε και να μορφοποιήσετε το αρχικό μήνυμα σε απαντήσεις, καθώς και να συμπεριλάβετε και να μορφοποιήσετε μηνύματα προώθησης. Η διεπαφή επιχειρηματικού email Yahoo που βασίζεται στον Ιστό προσφέρει μια επιλογή που εναλλάσσει για να συμπεριλάβει όλο ή κανένα από τα αρχικά μηνύματα στις απαντήσεις και την προώθηση. Η αλληλογραφία της Apple και το Gmail της Google σάς επιτρέπουν να πακετάρετε όλα τα μηνύματα σε ένα σύνολο απαντήσεων εμπρός-πίσω σε μια χρονολογική συνομιλία που προωθείται σε ένα μήνυμα.
Συνημμένο εναντίον Inline
Στο Microsoft Outlook ή στην κλασική έκδοση της επιχειρηματικής διεπαφής webmail της Yahoo, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είτε ενσωματωμένο κείμενο είτε συνημμένα για να αντιπροσωπεύσετε το κείμενο ενός μηνύματος που προωθείτε. Το ενσωματωμένο κείμενο εμφανίζεται ως εισαγωγικά στο σώμα του προωθημένου μηνύματός σας. Όταν χρησιμοποιείτε συνημμένα, το αρχικό περιεχόμενο μετατρέπεται σε ξεχωριστό αρχείο που προσαρτάται στο εξερχόμενο σας μήνυμα. Μπορείτε να αλλάξετε τις γενικές προτιμήσεις στις επιλογές αλληλογραφίας σας για να κάνετε μια συνολική αλλαγή σε αυτήν τη συμπεριφορά και μπορείτε επίσης να ορίσετε κατά περίπτωση επιλογές για μεμονωμένα μηνύματα. Το Microsoft Outlook μετατρέπει επίσης το αρχικό περιεχόμενο σε συνημμένο όταν κάνετε "κλικ Ctrl" σε περισσότερα από ένα στοιχεία για να προωθήσετε ταυτόχρονα πολλά μηνύματα.
Επεξεργασία
Όταν απαντάτε ή προωθείτε ένα μήνυμα email και το εμφανίζετε ως ενσωματωμένο περιεχόμενο στο σώμα του μηνύματός σας, μπορείτε να επιλέξετε, να επεξεργαστείτε, να διαμορφώσετε ξανά και να διαγράψετε το αναφερόμενο περιεχόμενο. Εάν επιλέξετε την προσφορά και πατήσετε το πλήκτρο "Backspace", το λογισμικό email ή η διεπαφή Ιστού σας διαγράφει οτιδήποτε έχετε επισημάνει. Για να αποφύγετε κατά λάθος αποστολή απάντησης ή προώθησης μηνύματος χωρίς το αρχικό περιεχόμενο, παρακολουθήστε τι επιλέγετε και ποια πλήκτρα πατάτε πριν κάνετε κλικ στο κουμπί "Αποστολή" για να μεταβιβάσετε την απάντησή σας.
Σκέψεις
Εάν απαντήσετε σε ένα κενό μήνυμα, η απάντησή σας δεν περιέχει αναφερόμενο περιεχόμενο, επειδή το αρχικό μήνυμα δεν περιείχε τίποτα με δυνατότητα αναφοράς. Αυτό μπορεί να συμβεί εάν επιλέξατε κατά λάθος το λάθος μήνυμα για απάντηση κατά την επεξεργασία του email σας βιαστικά. Σε ένα πλήθος εισερχομένων, μπορείτε να μεταβείτε στο μήνυμα πάνω ή κάτω από αυτό που θέλετε να επιλέξετε και να μορφοποιήσετε μια απάντηση χωρίς να παρατηρήσετε το σφάλμα. Αυτά τα είδη λαθών επισημαίνουν την ανάγκη ανάγνωσης όσων στέλνετε πριν το στείλετε, ακόμα κι αν πιστεύετε ότι το εξερχόμενο μήνυμά σας δεν περιέχει τίποτα περισσότερο από συνηθισμένο περιεχόμενο.
