Το λογιστικό λογισμικό έχει σχεδιαστεί για να αυτοματοποιεί μεγάλο μέρος της λογιστικής διαδικασίας. Ο σκοπός είναι να γίνει η λογιστική ευκολότερη, ταχύτερη και ακριβέστερη. Ενώ το λογισμικό εξυπηρετεί το σκοπό του, υπάρχουν μειονεκτήματα να βασίζεστε αποκλειστικά στην τεχνολογία για τις λογιστικές σας ανάγκες. Γι 'αυτό είναι σημαντικό να κατανοήσουμε τις λογιστικές αρχές καθώς και τον τρόπο χρήσης λογισμικού λογισμικού.
Κόστος
Όταν χρησιμοποιείτε λογιστικό λογισμικό, πρέπει να αγοράσετε το λογισμικό και τυχόν πρόσθετες άδειες που απαιτούνται για άλλους χρήστες και υπολογιστές. Κάποιο λογισμικό απαιτεί από εσάς να αγοράσετε αναβαθμίσεις ή ενημερώσεις για επιπλέον δυνατότητες. Πρέπει επίσης να βεβαιωθείτε ότι ο υπολογιστής σας μπορεί να εκτελεί το λογισμικό. Εάν όχι, θα πρέπει επίσης να αναβαθμίσετε τον υπολογιστή σας.
Εμπιστοσύνη στους υπολογιστές
Εάν ο υπολογιστής σας καταρρεύσει ή τα δεδομένα είναι κατεστραμμένα από έναν ιό, δεν θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το λογιστικό σας λογισμικό έως ότου επιλυθεί το πρόβλημα. Αυτό σημαίνει επίσης ότι δεν θα έχετε πρόσβαση σε δεδομένα που έχετε εισαγάγει έως ότου εκτελείται ξανά ο υπολογιστής. Τα δεδομένα σας μπορεί επίσης να είναι κατεστραμμένα, πράγμα που σημαίνει ότι θα πρέπει να εισαγάγετε ξανά πληροφορίες εκτός εάν έχετε δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας. Επιπλέον, εάν υπάρχει διακοπή ρεύματος, το λογισμικό σας θα είναι αχρησιμοποίητο εκτός εάν χρησιμοποιείτε φορητό υπολογιστή με μπαταρία.
Απάτη
Τα λογιστικά δεδομένα λογισμικού απαιτούν επιπλέον επίπεδα ασφάλειας για την αποφυγή προβλημάτων όπως απάτη και υπεξαίρεση. Το λογισμικό διευκολύνει τους χρήστες να αλλάζουν δεδομένα, διευκολύνοντας την απάτη. Ως αποτέλεσμα, υπάρχει αυξημένη ανάγκη για εσωτερικούς ελεγκτές να ελέγχουν για τυχόν ανακρίβειες δεδομένων. Πρέπει επίσης να ληφθούν μέτρα ασφαλείας για τον περιορισμό του ποσού ελέγχου που έχουν οι χρήστες έναντι των χαρακτηριστικών λογισμικού λογισμικού.
Πρόσθετο λογισμικό
Τα περισσότερα λογιστικά λογισμικά απαιτούν να έχετε επιπλέον λογισμικό για την προβολή αναφορών. Για παράδειγμα, ορισμένα προγράμματα σάς επιτρέπουν να εξάγετε δεδομένα ως αρχείο PDF ή υπολογιστικό φύλλο Excel. Αυτό επιτρέπει στους χρήστες χωρίς το λογιστικό πρόγραμμα να βλέπουν τα δεδομένα. Ωστόσο, το λογισμικό προβολής ενδέχεται να επιφέρει πρόσθετη δαπάνη στον χρήστη.
Ανθρώπινο λάθος
Αν και είναι εύκολο να γράψετε λανθασμένα αριθμούς, είναι ακόμη πιο εύκολο να πληκτρολογήσετε εσφαλμένα έναν αριθμό. Η ταχεία εισαγωγή δεδομένων στο λογιστικό λογισμικό μπορεί να οδηγήσει σε σοβαρά σφάλματα. Με το πρόγραμμα να εκτελεί υπολογισμούς, μπορεί να είναι πιο δύσκολο να εντοπιστεί η αιτία του προβλήματος. Τα υπολογιστικά φύλλα, τα ψηφιακά καθολικά ή τα γραπτά καθολικά κάνουν την παρακολούθηση απλούστερη και ταχύτερη.
Εκπαίδευση
Το λογιστικό λογισμικό απαιτεί να αφιερώσετε χρόνο για να μάθετε πώς να το χρησιμοποιείτε. Ενώ μπορεί να είστε έμπειρος λογιστής, θα πρέπει να μάθετε τι κάνει κάθε εντολή κουμπιού και μενού για να χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά το λογιστικό λογισμικό. Αυτή η καμπύλη εκμάθησης μπορεί να οδηγήσει σε δαπανηρά λάθη. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η πληρωμένη εκπαίδευση μπορεί να είναι απαραίτητη για να μάθετε πώς να εκτελείτε συγκεκριμένες εργασίες. Εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με την τεχνολογία, η διαδικασία θα μπορούσε να είναι ακόμη πιο δύσκολη.
χρόνος
Πολλοί λογιστές θεωρούν ότι χρειάζεται περισσότερος χρόνος για την εισαγωγή δεδομένων στο λογιστικό λογισμικό από ό, τι για να τα γράψουν ή να τα πληκτρολογήσουν σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Λόγω των βήμα προς βήμα οθονών, η διαδικασία συχνά διαρκεί περισσότερο, ειδικά για όσους δεν χρησιμοποιούν συχνά το λογισμικό ή εξακολουθούν να είναι νέοι στη χρήση του προγράμματος. Εάν το λογισμικό απαιτεί πολλά βήματα για την εισαγωγή βασικών δεδομένων, οι απαιτήσεις χρόνου ενδέχεται να υπερτερούν των πλεονεκτημάτων των αυτόματων υπολογισμών.
