Το 2010, 107 τρισεκατομμύρια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στάλθηκαν μέσω Διαδικτύου. Συγκριτικά, περίπου 160 δισεκατομμύρια κομμάτια αλληλογραφίας υποβάλλονται σε επεξεργασία κάθε χρόνο από την Ταχυδρομική Υπηρεσία των ΗΠΑ. Η ευρεία χρήση του e-mail οφείλεται σε πολλά πλεονεκτήματα, όπως η ταχύτητα και το χαμηλό κόστος. Αν και είναι εξαιρετικά κοινά, τα μηνύματα e-mail έχουν μερικά μειονεκτήματα και το παραδοσιακό ταχυδρομείο είναι χρήσιμο ακόμη και τον 21ο αιώνα.
Ταχύτητα
Ένα από τα κύρια πλεονεκτήματα του e-mail είναι η ταχύτητα. Ενώ ένα ηλεκτρονικό μήνυμα μπορεί κυριολεκτικά να ταξιδέψει με την ταχύτητα του φωτός, μια παραδοσιακή ταχυδρομική επιστολή μπορεί να χρειαστεί ημέρες ή και εβδομάδες για να φτάσει στον προορισμό της. Η άμεση φύση του e-mail μπορεί να είναι ένα βασικό όφελος για τις επιχειρήσεις, οι οποίες μπορούν να συνεργάζονται και να μοιράζονται πληροφορίες γρήγορα.
Ωστόσο, η ταχύτητα του e-mail μπορεί να είναι μειονέκτημα. Επειδή τα e-mail μπορούν να σταλούν με λίγα μόνο κλικ, χρησιμοποιούνται πολύ πιο συχνά από τα παραδοσιακά χαρτιά. Εάν ένας μεγάλος αριθμός e-mail γεμίζει τα εισερχόμενα πολύ γρήγορα, οι χρήστες μπορεί να συγκλονιστούν ή να αποσπούν την προσοχή από τον όγκο των μηνυμάτων. Μπορεί να είναι χρονοβόρο για την ταξινόμηση ενός μεγάλου αριθμού άσχετων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται γρήγορα σε έναν παραλήπτη.
Κόστος
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένα εξαιρετικά φθηνό σύστημα σε σύγκριση με ένα κανονικό ταχυδρομείο. Μόλις ένας υπολογιστής έχει συνδεθεί στο Διαδίκτυο, ουσιαστικά δεν απαιτείται κόστος για την αποστολή ηλεκτρονικών μηνυμάτων. Η εξοικονόμηση κόστους του e-mail είναι ιδιαίτερα πολύτιμη για τις επιχειρήσεις, οι οποίες μπορούν να στέλνουν εκατοντάδες ή και χιλιάδες μηνύματα κάθε μέρα. Αν χρησιμοποιούνται παραδοσιακά γράμματα, το κόστος των ταχυδρομικών τελών και των προμηθειών είναι σημαντικό.
Τα μηνύματα χαμηλού κόστους έχουν ένα σημαντικό μειονέκτημα: το spam. Οι έμποροι ή ακόμα και οι απατεώνες μπορούν να στέλνουν e-mail χωρίς να περιορίζονται από τις τιμές των ταχυδρομικών τελών. Αυτό οδηγεί σε μεγάλο αριθμό ανεπιθύμητων ανεπιθύμητων μηνυμάτων που πρέπει να φιλτραριστούν και να διαγραφούν από τον παραλήπτη. Ο χρόνος και οι πόροι που δαπανάται για την αντιμετώπιση των ανεπιθύμητων μηνυμάτων μπορούν να επηρεάσουν την παραγωγικότητα των ατόμων και των επιχειρήσεων.
Προσοχή
Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι γενικά λιγότερο προσωπικά ή σημαντικά από τις επιστολές που αποστέλλονται μέσω του ταχυδρομείου. Αυτό έχει πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. Από τη μία πλευρά, τα απρόσωπα και μίας χρήσης μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σημαίνουν ότι οι χρήστες δεν αισθάνονται την υποχρέωση να απαντήσουν σε κάθε μήνυμα. Οι χρήστες μπορούν να εστιάσουν την προσοχή τους μόνο στα πιο σχετικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να διαγράψουν τυχόν περιττά μηνύματα.
Από την άλλη πλευρά, οι εξατομικευμένες επιστολές που αποστέλλονται μέσω του ταχυδρομείου λαμβάνουν συχνά ένα επίπεδο προσοχής που λείπουν τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία. Η έλλειψη προσωπικής επαφής σε ένα e-mail θα μπορούσε να οδηγήσει σε έναν παραλήπτη να χάσει σημαντικές λεπτομέρειες ή να αγνοήσει εντελώς το μήνυμα. Ένα παραδοσιακό γράμμα μπορεί να είναι ένας καλός τρόπος για να ξεχωρίσετε από το πλήθος και να παρατηρήσετε ένα μήνυμα.
Μορφή
Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν συνήθως μια ανεπίσημη μορφή και είναι κατάλληλα για σύντομη αλληλογραφία στο σημείο. Αυτό μπορεί να είναι ένα μεγάλο όφελος για άτομα που θέλουν να συνεργαστούν ή να συνομιλήσουν σε ένα περιβάλλον χωρίς περιορισμούς.
Η ανεπίσημη φύση του e-mail μπορεί επίσης να είναι μειονέκτημα. Σημαντικά έγγραφα, όπως οι νομικά δεσμευτικές συμβάσεις, συνήθως πρέπει να αποστέλλονται μέσω ενός παραδοσιακού ταχυδρομείου. Αυτή η μέθοδος θεωρείται πιο επίσημη και αξιόπιστη, ενώ τα μηνύματα e-mail περιορίζονται στη συνηθισμένη επικοινωνία.
