Το Microsoft Word διαθέτει μια επιλογή συγχώνευσης αλληλογραφίας που σας επιτρέπει να εκτυπώνετε διευθύνσεις σε φακέλους. Το Mail Merge έρχεται προ-προγραμματισμένο με πολλά από τα πιο κοινά μεγέθη φακέλου με το μικρότερο μέγεθος να είναι 3-5 / 8 x 6-1 / 2 ίντσες. Ωστόσο, μερικές φορές ίσως χρειαστεί να εκτυπώσετε μικρότερους φακέλους, για παράδειγμα, όταν στέλνετε προσκλήσεις ή ευχαριστήριες κάρτες. Για να εκτυπώσετε μικρότερους φακέλους, θα πρέπει να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη ρύθμιση μεγέθους στο Word's Mail Merge για να μπορέσετε να εκτυπώσετε τους φακέλους.
Ανοίξτε το Microsoft Word. Επιλέξτε "Mailings" εκείνη τη στιγμή και στη συνέχεια επιλέξτε "Start Mail Merge" από τις νέες επιλογές που εμφανίζονται παρακάτω.
Κάντε κλικ στην επιλογή "Φάκελοι".
Επιλέξτε "Προσαρμοσμένο" στην ενότητα "Επιλογές εκτύπωσης" και εισαγάγετε ή επιλέξτε το πλάτος και το ύψος του φακέλου σας και κάντε κλικ στο "OK". Στην προηγούμενη σελίδα, μπορείτε να εισαγάγετε τη διεύθυνση επιστροφής σας καθώς και τη διεύθυνση των παραληπτών.
Στην προηγούμενη σελίδα, μπορείτε να εισαγάγετε τις πληροφορίες διεύθυνσης επιστροφής που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Πατήστε "ΟΚ." Στη συνέχεια θα εμφανιστεί στο πρότυπο στην επάνω αριστερή γωνία.
Κάντε κλικ στο «Επόμενο: Επιλογή παραληπτών». Επιλέξτε μια λίστα που έχετε ήδη δημιουργήσει, παραλήπτες από τις επαφές σας στο Outlook ή δημιουργήστε μια νέα λίστα παραληπτών. Κάντε κλικ στο "OK" όταν ολοκληρώσετε την επιλογή των παραληπτών σας. Στην ίδια σελίδα που εισαγάγατε τα στοιχεία διεύθυνσης επιστροφής, μπορείτε να ορίσετε επιλογές γραμματοσειράς και μορφοποίησης για τα τμήματα διευθύνσεων του φακέλου σας.
Όταν εισαγάγετε τον παραλήπτη και επιλέξετε τη λίστα διευθύνσεων παραληπτών, το πρότυπο θα εμφανίζεται ως εξής:
Τοποθετήστε τους φακέλους στη ροή του εκτυπωτή σας, με την όψη προς τα πάνω, με την περιοχή όπου θα εκτυπωθεί η διεύθυνση επιστροφής προς τα κάτω στον εκτυπωτή. Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα με την τοποθέτηση των φακέλων, κάντε κλικ στην επιλογή "Φάκελοι" στην ενότητα "Δημιουργία" και επιλέξτε "Επιλογές εκτύπωσης". Θα βρείτε μια εικόνα που σας δείχνει πώς θα πρέπει να τοποθετηθεί ο φάκελος κατά την εισαγωγή στον εκτυπωτή. Ρυθμίστε τις ράβδους τροφοδοσίας του εκτυπωτή έτσι ώστε οι φάκελοι να είναι επίπεδες και να στερεώνονται στη ροή.
Κάντε κλικ στο "Finish & Merge" για να ξεκινήσει η εκτύπωση. Επιλέξτε "Εκτύπωση εγγράφων". Επιλέξτε "Όλα" και κάντε κλικ στο "OK". Κάντε κλικ στο "OK" για να ξεκινήσετε την εκτύπωση των φακέλων σας.
