Η δημιουργία ενός εγχειριδίου χρήστη μπορεί να είναι μια δοκιμαστική και λάθος άσκηση στην έρευνα, την τεκμηρίωση και τη μορφοποίηση, αλλά το τελικό προϊόν κάνει την προσπάθεια αξίζει τον κόπο. Τα πρότυπα του Microsoft Word παρέχουν το πλαίσιο, επιτρέποντάς σας να επικεντρωθείτε στην παρουσίαση πληροφοριών σχετικά με το προϊόν ή την υπηρεσία σας. Ενώ εργάζεστε σε ένα από τα πρότυπα του Word, έχετε την ελευθερία να προσαρμόσετε το έγγραφο στις ανάγκες σας.
Βήμα 1
Στο Word, κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο" και επιλέξτε "Νέο". Κάντε διπλό κλικ στο φάκελο "Βιβλία" στο παράθυρο "Διαθέσιμα πρότυπα". Κάντε διπλό κλικ στο φάκελο "Άλλα βιβλία". Κάντε διπλό κλικ στο πρότυπο "Επαγγελματικό εγχειρίδιο". Το πρότυπο εγχειριδίου χρήστη του Word είναι απλώς ένα σημείο εκκίνησης καθώς προσαρμόζετε το εγχειρίδιο στις απαιτήσεις σας. Το έγγραφο μεταφορτώνεται σε ένα νέο παράθυρο του Word.
Βήμα 2
Μετακινηθείτε στις σελίδες του προτύπου του εγχειριδίου χρήστη για να πάρετε μια ιδέα για το τι περιλαμβάνεται, τι πρέπει να αλλάξει και τι πρέπει να προστεθεί. Για παράδειγμα, το Word περιλαμβάνει μια γενική σελίδα τίτλου, πίνακα περιεχομένων, κεφαλίδες, μπλοκ κειμένου και σύμβολα κράτησης θέσης εικόνας, καθώς και συμβουλές για τη ρύθμιση του εγχειριδίου χρήστη.
Βήμα 3
Επισημάνετε μια κεφαλίδα ή ένα τμήμα κειμένου. Πληκτρολογήστε το με τις μη αυτόματες πληροφορίες σας. Πιθανότατα να αντιγράψετε το υπάρχον κείμενο από άλλο έγγραφο και να το επικολλήσετε απευθείας στα πλαίσια κειμένου προτύπου. Αντικαταστήστε όλο το κείμενο κράτησης θέσης του Word με το δικό σας. Συμπληρώστε το εγχειρίδιο όπως απαιτείται. Ίσως θέλετε να προσθέσετε το κείμενο πρώτα, μετά τις κεφαλίδες και τις εικόνες, ή μπορείτε να εργαστείτε γραμμικά από την πρώτη σελίδα έως το τέλος.
Βήμα 4
Κάντε δεξί κλικ σε μια εικόνα ή μια εικόνα κράτησης θέσης και κάντε κλικ στο πλήκτρο "Διαγραφή" για να την αφαιρέσετε. Για να προσθέσετε τις εικόνες σας, κάντε κλικ στην καρτέλα "Εισαγωγή" και στη συνέχεια στο κουμπί "Εικόνα". Περιηγηθείτε στην εικόνα και κάντε διπλό κλικ σε αυτήν. Αυτός είναι επίσης ένας ιδανικός τρόπος για την επωνυμία του εγχειριδίου προσθέτοντας το λογότυπο της εταιρείας σας στη συνοδευτική σελίδα και αλλού στο έγγραφο.
Βήμα 5
Κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχική σελίδα". Ελέγξτε τις επιλογές στην ενότητα Στυλ της κορδέλας. Αυτά υπαγορεύουν τον τρόπο εμφάνισης τμημάτων του εγχειριδίου σας, όπως το κείμενο της κύριας παραγράφου και τις επικεφαλίδες. Αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε στοιχεία διαφορετικά από αυτά που προσφέρει το πρότυπο, κάντε δεξί κλικ σε ένα από τα στυλ, όπως "Επικεφαλίδα 1" και επιλέξτε "Τροποποίηση". Αναμορφώστε την κεφαλίδα και κάντε κλικ στο "OK". Όλα τα στυλ της επικεφαλίδας 1 έχουν αλλάξει, επομένως δεν χρειάζεται να τα ακολουθήσετε ξεχωριστά. Αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διασφαλίσετε ότι το εγχειρίδιό σας συμμορφώνεται με τις εσωτερικές απαιτήσεις στυλ της εταιρείας σας.
Βήμα 6
Μεταβείτε στην πρώτη σελίδα του προτύπου, που είναι το εξώφυλλο στα περισσότερα πρότυπα. Βεβαιωθείτε ότι όλο το κείμενο κράτησης θέσης έχει αντικατασταθεί με πληροφορίες σχετικά με το προϊόν ή την υπηρεσία σας.
Βήμα 7
Ο πίνακας περιεχομένων δείχνει τις γενικές κεφαλίδες προτύπων. Κάντε δεξί κλικ στον πίνακα περιεχομένων και επιλέξτε "Ενημέρωση πεδίου". Κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής "Ενημέρωση ολόκληρου πίνακα" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "OK". Αυτό αλλάζει τον πίνακα περιεχομένων ώστε να αντικατοπτρίζει τις νέες κεφαλίδες και τους αριθμούς σελίδας.
Κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο" και επιλέξτε "Αποθήκευση ως." Εισαγάγετε το όνομα αρχείου του εγχειριδίου χρήστη στο πεδίο "Όνομα αρχείου", επιλέξτε πού θα αποθηκεύσετε το έγγραφο στον υπολογιστή σας και κάντε κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση".
