Ενδέχεται να λάβετε ένα email στο οποίο ο αποστολέας ζητά να στείλετε μια απάντηση για να επιβεβαιώσετε ότι λάβατε το μήνυμά του. Δεν έχουν όλοι τη δυνατότητα να αποστέλλονται αυτόματα μια απόδειξη επιστροφής όταν ανοίγετε το email τους, οπότε εάν περιέχει επείγουσες ή ευαίσθητες στο χρόνο πληροφορίες, πρέπει να γνωρίζουν εάν έφτασε στα εισερχόμενά σας. Είναι επίσης ευγένεια να ενημερώνετε τους ανθρώπους ότι έχετε λάβει το μήνυμά τους όταν ζητήσατε να σας στείλουν έγγραφα ή άλλες πληροφορίες.
Βήμα 1
Στείλτε την επιβεβαίωση το συντομότερο δυνατό. Η έγκαιρη απάντηση είναι ζωτικής σημασίας στον επιχειρηματικό κόσμο, ακόμη και αν οι πληροφορίες στο email δεν είναι ευαίσθητες στο χρόνο.
Βήμα 2
Επεξεργαστείτε τη γραμμή θέματος του email, εάν είναι απαραίτητο. Για παράδειγμα, ίσως χρειαστεί να υποδείξετε ότι έχετε επισυνάψει ένα έγγραφο στο μήνυμα ή ότι οι ενημερωμένες πληροφορίες περιλαμβάνονται στην απάντησή σας. Εάν δεν χρειάζεται να επεξεργαστείτε τη γραμμή θέματος, το πεδίο "Re:" θα συμπληρωθεί αυτόματα, ειδοποιώντας τον παραλήπτη σε ποια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απαντάτε.
Βήμα 3
Γράψτε μια πλήρη πρόταση που δείχνει ότι λάβατε το μήνυμα, καθώς και πότε θα προβείτε σε οποιαδήποτε ενέργεια σχετικά με αυτό. Είναι πιο επαγγελματικό να δηλώνεις, "Γεια σου Steve, έλαβα το email σήμερα το πρωί. Θα επικοινωνήσω μαζί σου αργότερα το απόγευμα" - το οποίο επιτρέπει στον αποστολέα να γνωρίζει ότι θα δώσεις προτεραιότητα σε αυτόν - από το να γράφεις, "Το έπιασα, ευχαριστώ."
Ενημερώστε τον παραλήπτη σχετικά με τυχόν σχετικές εξελίξεις. Μπορείτε να ολοκληρώσετε δύο εργασίες ταυτόχρονα εδώ: αναγνωρίστε το αρχικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κρατήστε τον παραλήπτη ενημερωμένο σχετικά με τις σχετικές πληροφορίες. Δεν έχει νόημα να στείλετε ένα δεύτερο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που να λέει, "Παρεμπιπτόντως, η συνάντηση που σχετίζεται με τα συμβόλαια που με στείλατε έχει μεταφερθεί στις 4 μ.μ." όταν έχετε ήδη συνομιλία μέσω email σχετικά με αυτό το θέμα.
