Πολλές επιχειρηματικές επικοινωνίες συνήθιζαν να ξεκινούν με χειραψία, αλλά αυτό δεν συμβαίνει πλέον. Τον 21ο αιώνα, είναι πιθανό να "συναντηθήκατε" και να αλληλεπιδράσετε με πολλές επαγγελματικές και προσωπικές επαφές χωρίς να βλέπετε ποτέ τα πρόσωπά τους. Πολλές από αυτές τις αλληλεπιδράσεις ξεκινούν με την επικοινωνία μέσω email. Εάν πρέπει να γράψετε ένα email σε ένα άτομο που δεν γνωρίζετε, ακολουθήστε μερικούς βασικούς κανόνες για να βεβαιωθείτε ότι παραμένετε επαγγελματίες και δεν προσβάλλετε.
Βήμα 1
Πληκτρολογήστε μια συνοπτική γραμμή θέματος που περιγράφει γιατί γράφετε σε αυτό το άτομο. Επειδή δεν γνωρίζετε το άτομο, θα πρέπει να είστε ξεκάθαροι για το γιατί γράφετε. Οι χρήστες λαμβάνουν πολλά ανεπιθύμητα μηνύματα στα εισερχόμενά τους, οπότε αν έχετε προσωπική ή επαγγελματική σύνδεση, ίσως είναι καλή ιδέα να το αναφέρετε στη γραμμή θέματος.
Βήμα 2
Χρησιμοποιήστε το "Ms." ή "κ." και το επώνυμο του ατόμου στο χαιρετισμό. Ποτέ μην υποθέτετε ότι μια γυναίκα είναι παντρεμένη εκτός αν γνωρίζετε με βεβαιότητα ότι είναι. ως τέτοια, "κυρία" είναι ένας πιο ουδέτερος τρόπος αντιμετώπισης μιας γυναίκας. Εάν δεν είστε σίγουροι για το φύλο του ατόμου, μην μαντέψετε. Αντ 'αυτού, χρησιμοποιήστε το όνομα και το επώνυμο του ατόμου. Μπορείτε να επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε το "Αγαπητέ" εάν θέλετε, όπως στο "Αγαπητέ Κύριε Σμιθ", αλλά μπορείτε επίσης να αφήσετε το "Αγαπητέ" και απλώς να πληκτρολογήσετε "Mr. Smith:". Σημειώστε ότι θα χρειαστείτε κόμμα όταν χρησιμοποιείται το "Αγαπητέ" και άνω και κάτω τελεία όταν δεν είναι.
Περιγράψτε τον λόγο που γράφετε ή τη σύνδεση που έχετε με το άτομο στην πρώτη γραμμή του email. Πολλοί άνθρωποι δεν θα ξεπεράσουν την πρώτη γραμμή του email εάν υποθέσουν ότι είναι ανεπιθύμητη αλληλογραφία. Ομοίως, ορισμένα άτομα διαβάζουν τα email τους σε κινητές συσκευές, τα οποία μερικές φορές δείχνουν μόνο την πρώτη γραμμή του email όταν τα emails προβάλλονται σε μορφή λίστας. Δηλώνοντας την πρόθεσή σας εκ των προτέρων, είναι πιο πιθανό να λάβετε απάντηση.
