Η αποστολή ενός email Outlook που έχει μορφοποιηθεί ως υπόμνημα δίνει στον παραλήπτη μια οπτική υπενθύμιση ότι το μήνυμα είναι επίσημη επικοινωνία. Ενώ το Outlook δεν διαθέτει ενσωματωμένο πρότυπο σημείωσης, μπορείτε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις μορφοποίησης έτσι ώστε το μήνυμά σας να συμμορφώνεται με το γενικά αποδεκτό στυλ σημείωσης. Μόλις μορφοποιήσετε το μήνυμά σας ως σημείωμα, μπορείτε να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις σε ένα πρότυπο, ώστε να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ίδιο στυλ για μελλοντικά σημειώματα.
Βήμα 1
Κάντε κλικ στο "Νέο email" στο Outlook για να ανοίξετε ένα νέο παράθυρο μηνύματος.
Βήμα 2
Επιλέξτε την καρτέλα "Μορφοποίηση κειμένου" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ μέσα στην περιοχή μηνυμάτων για να ενεργοποιήσετε τις επιλογές κορδέλας.
Βήμα 3
Κάντε κλικ στο μικρό βέλος στην ομάδα παραγράφων στην κορδέλα. Το Outlook ανοίγει ένα πλαίσιο διαλόγου όπου μπορείτε να αλλάξετε τις επιλογές μορφοποίησης παραγράφων ώστε να ταιριάζουν με τη γενικά αποδεκτή μορφή επιχειρηματικού υπομνήματος.
Βήμα 4
Ορίστε τη ρύθμιση Ευθυγράμμισης σε "Αριστερά" προς τα αριστερά - αιτιολογήστε το κείμενό σας.
Βήμα 5
Ορίστε την ειδική ρύθμιση στην ενότητα Εσοχή σε "Καμία" για να καταργήσετε τυχόν εσοχές νέας παραγράφου.
Βήμα 6
Αλλάξτε τη ρύθμιση "Διάστιχο γραμμής" σε "Ενιαίο".
Βήμα 7
Αλλάξτε τη ρύθμιση After στην ενότητα Spacing σε τουλάχιστον 8 σημεία. Αυτό αναγκάζει το Outlook να εισαγάγει μια κενή γραμμή μεταξύ παραγράφων.
Βήμα 8
Κάντε κλικ στο "OK" για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις παραγράφου.
Βήμα 9
Επιλέξτε μια ευανάγνωστη γραμματοσειρά όπως Times New Roman ή Arial. Για μια ντεμοντέ, δακτυλογραφημένη εμφάνιση, επιλέξτε Courier New.
Βήμα 10
Αποθηκεύστε το μήνυμα ως πρότυπο, ώστε να μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για μελλοντικά σημειώματα. Κάντε κλικ στο "Αρχείο", επιλέξτε "Αποθήκευση ως" και, στη συνέχεια, αλλάξτε τη ρύθμιση "Αποθήκευση ως τύπος" σε "Πρότυπο Outlook (* .oft)." Ονομάστε το πρότυπο "Υπόμνημα" ή κάτι παρόμοιο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση".
Βήμα 11
Εισαγάγετε τις διευθύνσεις email των παραληπτών στο πεδίο Προς και, στη συνέχεια, τοποθετήστε το θέμα της σημείωσης στο πεδίο Θέμα.
Βήμα 12
Εισαγάγετε το κείμενο του σημειώματος στην περιοχή μηνυμάτων. Εισαγάγετε επικεφαλίδες μικρών ενοτήτων όταν αλλάζετε θέματα ή ξεκινάτε ένα νέο τμήμα. Αφήστε μια κενή γραμμή πριν και μετά από κάθε επικεφαλίδα.
Δημιουργήστε μια ενότητα κεφαλίδας στην κορυφή, εάν θέλετε να συμπεριλάβετε αυτές τις πληροφορίες στο σώμα του μηνύματος. Οι τέσσερις πρώτες γραμμές πρέπει να ξεκινούν με "TO:", "FROM:", "DATE:" και "SUBJECT:", με κάθε γραμμή να διαχωρίζεται από μια κενή γραμμή. Αυτό το βήμα είναι προαιρετικό, καθώς η κεφαλίδα του email στο επάνω μέρος του μηνύματος ακολουθεί ήδη τη μορφή σημείωσης.
