Το Microsoft Office αποθηκεύει αυτόματα κρυφά μεταδεδομένα και προσωπικές πληροφορίες σε όλα τα έγγραφα που δημιουργείτε χρησιμοποιώντας το Πρόγραμμα Microsoft Office. Σε αυτήν την ανάρτηση, θα μάθετε πώς μπορείτε να αφαιρέσετε κρυφές πληροφορίες και μεταδεδομένα από έγγραφα του Microsoft Office, έτσι ώστε να εμποδίσετε οποιονδήποτε να χρησιμοποιήσει αυτές τις πληροφορίες.
Κρυφές πληροφορίες που επισυνάπτονται στα αρχεία του Office.
Το Microsoft Office από προεπιλογή αποθηκεύει τις ακόλουθες πληροφορίες οποτεδήποτε δημιουργείτε και αποθηκεύετε ένα αρχείο σε ένα έγγραφο του Office.
1. Όνομα συντάκτη, όνομα εταιρείας, όνομα προσώπου που έσωσε πρόσφατα το έγγραφο. Άλλες πληροφορίες προσωπικής ταυτοποίησης (PII), όπως κεφαλίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πληροφορίες αποστολής για αναθεώρηση, δελτία δρομολόγησης και ονόματα προτύπων.
2. Τα κοινά ή συνεργαζόμενα έγγραφα ενδέχεται να περιέχουν σημάδια αναθεώρησης, σχόλια, σχολιασμούς μελανιών, ονόματα ατόμων που εργάστηκαν στο έγγραφο, σχόλια από τους αναθεωρητές και αλλαγές που έγιναν στο έγγραφο.
3. Ημερομηνία δημιουργίας του εγγράφου, ημερομηνία τροποποίησης του εγγράφου, αναθεώρηση εγγράφων, εκδόσεις εγγράφων.
4. Το όνομα του υπολογιστή σας, το όνομα του διακομιστή δικτύου ή του σκληρού δίσκου όπου αποθηκεύεται το έγγραφο.
5. Κρυφό κείμενο ή κελιά που ίσως δεν γνωρίζετε.
Συνέπειες των κρυφών δεδομένων στα αρχεία του Office
Εκτός από τη μεταφορά ευαίσθητων πληροφοριών, τα κρυμμένα δεδομένα που είναι συνημμένα στα αρχεία σας ενδέχεται επίσης να δημιουργήσουν παρεξηγήσεις σε περίπτωση που υπάρχουν ασυμφωνίες ανάμεσα σε αυτό που αναφέρετε προσωπικά για το έργο και σε ποιο έγγραφο τελειώνει η μετάδοση μέσω των συνημμένων κρυφών πληροφοριών και μεταδεδομένων.
Για παράδειγμα, μπορείτε να αναφέρετε στον πελάτη ότι η εταιρεία σας δαπάνησε 120 ανθρωποώρες για να δημιουργήσει το έγγραφο. Ενώ κάποιος από την πλευρά του πελάτη μπορεί να έχει πρόσβαση στα κρυμμένα δεδομένα που επισυνάπτονται στο έγγραφό σας και να καταλήξει στο συμπέρασμα ότι το έγγραφο δημιουργήθηκε από άλλη εταιρεία και κάποιος στην επιχείρησή σας δεν περνούσε σχεδόν μια ώρα κοιτάζοντας το έγγραφο.
Ενώ είναι αρκετά κοινό στην επιχείρηση να υπενοικιάζει την εργασία, μπορεί να μην θέλετε να αποκαλύψετε αυτές τις πληροφορίες στους πελάτες σας.
Άλλες καταστάσεις όπου κρυφά δεδομένα ενδέχεται να προκαλέσουν προβλήματα
Σε άλλες περιπτώσεις, υπάρχουν ανησυχίες σχετικά με την προστασία της ιδιωτικής ζωής με τον τρόπο με τον οποίο το Microsoft Office αποδίδει μεταδεδομένα και προσωπικές πληροφορίες στα έγγραφα.
1. Μπορείτε να καταχωρίσετε ένα ανώνυμο παράπονο μόνο για να ανακαλύψετε ότι το όνομά σας και τα στοιχεία σας ήταν προσβάσιμα μέσω κρυφών μεταδεδομένων αρχείων.
2. Μπορείτε να δημοσιεύσετε ένα έγγραφο σε έναν ιστότοπο, ελπίζοντας να παραμείνει ανώνυμος. Ωστόσο, είναι άγνωστο ότι το έγγραφο είχε αρκετές πληροφορίες σχετικά με εσάς στα κρυφά μεταδεδομένα.
3. Μπορεί να υπάρχουν κεφαλίδες εγγράφων, υποσέλιδα, υδατογραφήματα και κρυφό κείμενο που συνδέονται με τα έγγραφά σας. Αυτά μπορεί να μεταφέρουν ευαίσθητες πληροφορίες, εμπορικά μυστικά και άλλες πληροφορίες για τις οποίες ίσως δεν θέλετε να είστε ανοικτοί.
4. Εσείς ή άλλα άτομα που εργάστηκαν για τη δημιουργία ενός εγγράφου ενδέχεται να έχουν κάνει κάποια σχόλια / παρατηρήσεις που μπορεί να μην είναι κατάλληλα για να σταλούν σε έναν πελάτη. Αυτά μπορεί να συνδέονται με το έγγραφό σας και ενδέχεται να μην είναι προφανή όταν βλέπετε μόνο το έγγραφο.
Επομένως, έχει νόημα να ελέγχετε και να καθαρίζετε τα κρυμμένα μεταδεδομένα από ένα έγγραφο γραφείου, προτού τα δημοσιεύσετε στο διαδίκτυο ή να τα στείλετε σε έναν πελάτη.
Κατάργηση κρυφών πληροφοριών από τα έγγραφα του Office
Δείτε πώς μπορείτε να προβάλετε και να καταργήσετε κρυφά δεδομένα και προσωπικές πληροφορίες από αρχεία γραφείου που δημιουργήθηκαν χρησιμοποιώντας το Microsoft Office 2007, όπου τα μεταδεδομένα είναι πιο κρυφό, σε σύγκριση με το Office 2010 και το 2013.
1. Ανοίξτε το αρχείο από το οποίο θέλετε να καταργήσετε τις κρυφές πληροφορίες.
2. Κάντε κλικ στο κουμπί του Office στο επάνω μενού της κορδέλας (βλέπε εικόνα παρακάτω)
3. Κάντε κλικ στο Προετοιμασία και κάντε κλικ στο Έλεγχος εγγράφου (Βλ. Εικόνα παρακάτω).
4. Θα μεταφερθείτε στην οθόνη Επιθεωρητής εγγράφων, με αυτό το κλικ στο Inspect.
5. Τα Windows θα επιθεωρήσουν τα αποτελέσματα επιθεώρησης εγγράφων και οθόνης για την επισκόπησή σας (βλέπε εικόνα παρακάτω).
6. Κάντε κλικ στην επιλογή Κατάργηση όλων στην ενότητα "Ιδιότητες εγγράφου και προσωπικές πληροφορίες" για να καταργήσετε όλες τις προσωπικές πληροφορίες που έχει επισυνάψει το Office στο έγγραφό σας. Μπορείτε να επεκτείνετε αυτή τη διαδικασία σε άλλα τμήματα που θέλετε να καταργήσετε.
7. Στην επόμενη οθόνη, τα Windows θα επιβεβαιώσουν την αφαίρεση των ιδιοτήτων του εγγράφου και των προσωπικών πληροφοριών.
Όπως μπορείτε να δείτε από το "Σημείωση: Ορισμένες αλλαγές δεν μπορούν να ανακληθούν", δεν θα μπορείτε να ανακτήσετε πληροφορίες που θα διαγράψετε με αυτή τη διαδικασία.
Ως εκ τούτου, μπορεί να θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφο ασφαλείας για τη χρήση και την αναφορά σας πριν από την εκκαθάριση των προσωπικών πληροφοριών και άλλων δεδομένων από το αρχείο που θα στείλετε.
Κατάργηση κρυφών δεδομένων από τα έγγραφα του Office 2010 και 2013
1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο (File) και κατόπιν κάντε κλικ στην επιλογή Πληροφορίες (Info).
2. Κάντε κλικ στο κουμπί Έλεγχος για ζητήματα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Έλεγχος εγγράφου (Βλ. Εικόνα παρακάτω).
3. Μπορείτε να αφήσετε όλες τις επιλεγμένες επιλογές, να τις σημειώσετε ως έχουν ή να επιλέξετε τμήματα για τα οποία θέλετε να εξετάσετε το έγγραφο.
4. Κάντε κλικ στην επιλογή Έλεγχος και το Office θα εξετάσει το έγγραφο για τα επιλεγμένα κρυφά μεταδεδομένα.
5. Ελέγξτε τα αποτελέσματα της επιθεώρησης εγγράφων στο παράθυρο διαλόγου Επιθεώρηση εγγράφων.
6. Κάντε κλικ στο κουμπί Κατάργηση όλων δίπλα στα αποτελέσματα ελέγχου για τους τύπους κρυφών δεδομένων που θέλετε να καταργήσετε από το έγγραφο.
Σταματήστε το γραφείο από την επισύναψη πληροφοριών
Δυστυχώς, πραγματικά δεν υπάρχει τρόπος να τροποποιήσετε τις ρυθμίσεις και να αποτρέψετε το Microsoft Office από την αποθήκευση προσωπικών πληροφοριών και μεταδεδομένων στα αρχεία.
Ωστόσο, στο Office 2013 μπορείτε να ορίσετε το αρχείο του Office στο οποίο εργάζεστε για να καταργήσετε αυτόματα τα μεταδεδομένα κάθε φορά που αποθηκεύεται το αρχείο. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να αποφύγετε τις πιθανότητες να μην θυμάστε να καταργήσετε κρυφές πληροφορίες από το αρχείο, πριν την αποστείλετε στον πελάτη.
1. Κάντε κλικ στο μενού Αρχείο.
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές και επιλέξτε την κατηγορία Trust Center.
3. Κάντε κλικ στο κουμπί Ρυθμίσεις Center Trust και επιλέξτε Επιλογές απορρήτου.
4. Ενεργοποιήστε την επιλογή "Κατάργηση προσωπικών πληροφοριών από ιδιότητες αρχείου κατά την αποθήκευση".
Σημείωση: Κάποιες φορές μπορείτε να βρείτε "Κατάργηση προσωπικών πληροφοριών ...". η επιλογή δεν είναι διαθέσιμη για την επιλογή. Εάν συμβαίνει αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί Επιθεώρηση εγγράφου (δείτε την εικόνα παραπάνω), αφήστε τον Επιθεωρητή εγγράφων να αφαιρέσει όλες τις κρυφές πληροφορίες που είναι προσαρτημένες στο έγγραφο.
Στη συνέχεια, μπορείτε να αποθηκεύσετε το αρχείο και να προσπαθήσετε να έχετε πάλι πρόσβαση στις επιλογές απορρήτου του Κέντρου αξιοπιστίας. Αυτή τη φορά η επιλογή πρέπει να είναι διαθέσιμη και θα πρέπει να μπορείτε να κάνετε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου.
Πρέπει να γνωρίζετε ότι αυτή η ρύθμιση περιορίζεται μόνο στο τρέχον αρχείο και δεν ισχύει για άλλα αρχεία που δημιουργήσατε πριν από αυτήν τη ρύθμιση ή για νέα αρχεία που θα δημιουργήσετε χρησιμοποιώντας το γραφείο της Microsoft. Δεν υπάρχει τρόπος στο Microsoft Office να ορίσει αυτήν τη ρύθμιση ως προεπιλογή ή να την εφαρμόσει σε ευρεία κλίμακα.
