Το γεγονός ότι το email έχει μεγάλη σημασία στη σύγχρονη επιχειρηματική επικοινωνία είναι αναμφισβήτητο. Κάθε μέρα, εκατομμύρια e-mail αποστέλλονται από εταιρείες σε πελάτες και προμηθευτές, από υπαλλήλους στους διαχειριστές τους και από έναν συνάδελφο στον άλλο. Υπάρχουν αρκετοί λόγοι για την υπεροχή του email σε σύγκριση με άλλες μεθόδους επικοινωνίας.
Αμεσότητα
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αποστέλλεται και λαμβάνεται σχεδόν στιγμιαία, είτε ο παραλήπτης βρίσκεται σε απόσταση λίγων θυρών είτε χιλιάδες μίλια μακριά. Εξαιτίας αυτού, η χρήση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου βελτιστοποιεί τόσο την εσωτερική όσο και την εξωτερική επικοινωνία, καθιστώντας πιο γρήγορη και ευκολότερη τη μετάδοση και τη διάδοση σημαντικών πληροφοριών και επιτρέποντας ενημερώσεις κατάστασης σχεδόν σε πραγματικό χρόνο. Με τη σειρά του, η συνεχής ροή σχετικών πληροφοριών καθιστά τους υπαλλήλους και τα στελέχη πιο αποτελεσματικά και παραγωγικά, επιτρέποντας γρήγορες απαντήσεις σε οποιοδήποτε ζήτημα μπορεί να προκύψει.
Τήρηση αρχείων
Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παραμένουν στα εισερχόμενα ενός χρήστη, εκτός εάν διαγραφούν σκόπιμα, και τόσο το αυτόνομο λογισμικό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όσο και οι υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω web προσφέρουν μια λειτουργία αναζήτησης και φίλτρα που κάνουν την παρακολούθηση ενός συγκεκριμένου μηνύματος χρειάζονται μόνο λίγα δευτερόλεπτα. Αυτό δημιουργεί ένα εικονικό ίχνος χαρτιού που είναι πολύ πιο αποτελεσματικό από τα έντυπα έγγραφα που έχουν κατατεθεί σε ένα συρτάρι, καθιστώντας εξαιρετικά εύκολο να εξαγάγετε σημαντικές πληροφορίες από την επικοινωνία μέσω email.
Χαμηλό κόστος
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένας από τους φθηνότερους τρόπους που μια επιχείρηση μπορεί να χρησιμοποιήσει για να επικοινωνήσει, τόσο εσωτερικά όσο και εξωτερικά. Οι μικρές επιχειρήσεις μπορούν απλώς να εγγραφούν δωρεάν email με παρόχους όπως το Gmail, το Yahoo ή το Hotmail. Ακόμη και για μεγαλύτερες εταιρείες, το γενικό κόστος συντήρησης ενός αποκλειστικού διακομιστή email είναι σχετικά χαμηλό. Η διαφορά κόστους είναι ιδιαίτερα εντυπωσιακή όταν εξετάζουμε τη μαζική επικοινωνία. Για παράδειγμα, το κόστος εκτύπωσης και παράδοσης μιας σειράς διαφημιστικών φυλλαδίων ή επιστολών είναι πολλές φορές απαραίτητο για την αποστολή των πληροφοριών μέσω email.
Εμπορία
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο επιτρέπει στις εταιρείες να διαδίδουν αποτελεσματικά και αποτελεσματικά πληροφορίες σχετικά με τα προϊόντα και τις υπηρεσίες τους, τόσο σε υπάρχοντες πελάτες όσο και σε δυνητικούς. Για παράδειγμα, μια εταιρεία ρουχισμού θα μπορούσε να δημιουργήσει μια λίστα email στην οποία μπορεί να εγγραφεί οποιοσδήποτε και, στη συνέχεια, να στέλνει εβδομαδιαία μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλους στη λίστα με λεπτομέρειες για νέες προσθήκες στον κατάλογο. Ομοίως, μια εταιρεία που ειδικεύεται στο επιχειρηματικό λογισμικό μπορεί να επικοινωνήσει απευθείας με άλλες εταιρείες μέσω email για να ρωτήσει αν μπορεί να βρει χρήσιμες τις υπηρεσίες τους.
