Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, που χρησιμοποιείται αποτελεσματικά, μπορεί να είναι μια φθηνή και αποτελεσματική μέθοδος επικοινωνίας εντός των εταιρειών. Ωστόσο, πολλά πράγματα μπορεί να πάνε στραβά στην πορεία, λόγω της φύσης του email. Μια ολοκληρωμένη πολιτική ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να συμβάλει στον καθορισμό της σωστής χρήσης email, αλλά ακόμη και με αυτό το βήμα εξακολουθεί να αφήνεται περιθώριο για αναποτελεσματικότητα και κενά επικοινωνίας.
Εσφαλμένη επικοινωνία
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ως μορφή γραπτής επικοινωνίας, δεν συνοδεύεται από όλα τα σημαντικά μη λεκτικά στοιχεία που είναι υπεύθυνα για μεγάλο μέρος της κατανόησής μας. Ως αποτέλεσμα, ο σαρκασμός, το χιούμορ και το έντονο συναίσθημα συχνά δεν συναντώνται καλά στον αναγνώστη. Μερικές φορές λειτουργεί με τον αντίθετο τρόπο, με τον αναγνώστη να αποδίδει συγκίνηση σε κάτι που δεν γράφτηκε με αυτήν την πρόθεση. Όσοι δεν είναι εξοικειωμένοι με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να γράψουν σε όλα τα κεφαλαία ή να χρησιμοποιούν υπερβολικά σημεία στίξης για να επισημάνουν κάτι, χωρίς να συνειδητοποιούν ότι αυτά τα στοιχεία φέρνουν συναίσθημα. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε εσφαλμένη επικοινωνία που μπορεί να βλάψει άσκοπα τις εργασιακές σχέσεις.
Χαμένος χρόνος
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο παρουσιάζει μια ευκαιρία για απόσπαση της προσοχής στην εργασία. Οι εργαζόμενοι μπορούν να χρησιμοποιούν ακατάλληλα email εργασίας για να στέλνουν προσωπικές σημειώσεις ή αστεία γύρω από το γραφείο. Ακόμα κι αν το email παραμένει σχετικό με την εργασία, ωστόσο, μπορεί να αποσπά την προσοχή. Ας υποθέσουμε ότι εργάζεστε σε ένα έργο, για παράδειγμα, και έχετε ανοιχτό τον πελάτη email σας στην επιφάνεια εργασίας σας - αν διαβάσετε κάθε email που έρχεται, απαντώντας σε κάποια - ένα έργο που μπορεί να έχει πάρει δύο ώρες τώρα μπορεί να διαρκέσει τέσσερα. Παρόλο που ο έλεγχος των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μία ή δύο φορές την ημέρα μπορεί να είναι πιο αποτελεσματικός και αρκετός, πολλοί πιστεύουν ότι μπορεί να χάσουν κάτι σημαντικό εάν δεν ελέγχουν συνεχώς τα εισερχόμενά τους.
Προβλήματα κατά την αποσύνδεση
Ένα πλεονέκτημα του email είναι ότι μπορείτε να έχετε εύκολη πρόσβαση από οπουδήποτε με σύνδεση στο Διαδίκτυο. Για ορισμένες εταιρείες αυτό μπορεί να είναι και ένα σοβαρό μειονέκτημα, απειλώντας την ισορροπία εργασίας / ζωής των εργαζομένων. Αυτοί οι υπάλληλοι που παραμένουν πάντα συνδεδεμένοι με την εργασία θα εξαντληθούν πιο γρήγορα από εκείνους που χρειάζονται χρόνο για τον εαυτό τους. Μπορεί να μην περνούν ποιοτικό χρόνο με τις οικογένειες ή τους φίλους τους, και ως εκ τούτου, μπορεί να αισθάνονται περισσότερο άγχος και λιγότερο ικανοποιημένοι.
Μόνιμο αρχείο
Όσοι χρησιμοποιούν email για επικοινωνία εντός εταιρειών πρέπει να προσέχουν ώστε η αλληλογραφία να είναι αστική και ξεκάθαρη. Με το email, γίνεται εύκολο να διαγράψετε μια γρήγορη, θυμωμένη απάντηση και να την στείλετε χωρίς πολλή σκέψη. Αυτή η γρήγορη και εχθρική απόκριση είναι τώρα στο αρχείο. δεν μπορείς να το πάρεις πίσω. Εάν οι εργαζόμενοι ή οι εργοδότες το φτάσουν στο επόμενο επίπεδο και λένε κάτι προσβλητικό ή ακατάλληλο, αυτό θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί ως λόγος για απολύσεις ή ακόμη και ως αποδεικτικά στοιχεία εναντίον τους στο δικαστήριο. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο προσθέτει ένα επίπεδο απεμπλοκής, δίνοντας στους ανθρώπους το θάρρος να λένε πράγματα που μπορεί να μην λένε αυτοπροσώπως ή μέσω τηλεφώνου.
