Το Microsoft Outlook σάς επιτρέπει να δημιουργείτε ομάδες επαφών, γνωστές και ως λίστες διανομής ή ομάδες email. Εάν στέλνετε τακτικά email στην ίδια ομάδα ατόμων, η ρύθμιση τους ως Ομάδα επαφής σάς επιτρέπει να εξοικονομείτε χρόνο στέλνοντας το email στην ομάδα αντί να εισάγετε όλες τις διευθύνσεις. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια ομάδα επαφών που περιέχει άλλες ομάδες επαφών. Στις περισσότερες περιπτώσεις, δεν υπάρχει όριο στον αριθμό των διευθύνσεων email που μπορείτε να έχετε σε μια ομάδα επαφών.
Παλαιότερες εκδόσεις του Outlook
Το Outlook 2010 και νεότερες εκδόσεις δεν έχει όριο στον αριθμό διευθύνσεων που μπορείτε να συμπεριλάβετε σε μια ομάδα επαφών. Σε παλαιότερες εκδόσεις, ο μέγιστος αριθμός διευθύνσεων που μπορείτε να συμπεριλάβετε σε μια ομάδα επαφών εξαρτάται από τον όγκο των πληροφοριών που αποθηκεύονται για κάθε επαφή. Τα τυπικά όρια κυμαίνονται μεταξύ 50 και 70 επαφών, αλλά μπορεί να είναι τόσο χαμηλά όσο 25. Μια ομάδα επαφών ενδέχεται να σταματήσει να λειτουργεί εάν συμπεριλάβετε πρόσθετα στοιχεία επικοινωνίας για τα μέλη, οπότε μπορείτε να χωρίσετε την ομάδα σε δύο ομάδες επαφών.
Exchange και άλλοι διακομιστές αλληλογραφίας
Παρόλο που ο αριθμός διευθύνσεων σε μια ομάδα επαφών είναι απεριόριστος, ο διακομιστής αλληλογραφίας ενδέχεται να έχει όρια. Σε εταιρικό περιβάλλον, ο διακομιστής Microsoft Exchange ενδέχεται να έχει μέγιστα μεγέθη για ομάδες επαφών. Σε περιβάλλοντα οικίας και μικρών επιχειρήσεων, ο πάροχος υπηρεσιών διαδικτύου ενδέχεται να αποκλείει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν περισσότερες από έναν καθορισμένο αριθμό διευθύνσεων. Επιπλέον, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν μεγάλο αριθμό διευθύνσεων ενδέχεται να επισημανθούν ή να αποκλειστούν ως ανεπιθύμητα από τον πάροχο email παραλήπτη ή το λογισμικό πελάτη.
Απόρρητο και αναγνωσιμότητα
Όταν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια ομάδα επαφών, το Outlook αντικαθιστά το όνομα της ομάδας με τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλων των ατόμων στην ομάδα, έτσι ώστε όλοι οι παραλήπτες να βλέπουν τη διεύθυνση email όλων. Αυτό μπορεί να καταλαμβάνει πολύ χώρο στο επάνω μέρος του email και επίσης εγείρει ανησυχίες σχετικά με το απόρρητο. Εάν η ομάδα είναι, για παράδειγμα, μια λέσχη τυχερών παιχνιδιών και όλα τα μέλη γνωρίζουν το ένα το άλλο, αυτό είναι εντάξει. αλλά εάν τα μέλη της ομάδας δεν γνωρίζουν το ένα το άλλο, η αποστολή σε όλους στην ομάδα της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλων των άλλων στην ομάδα θα μπορούσε να είναι μια σοβαρή, ακόμη και παράνομη παραβίαση του απορρήτου. Για να το αποφύγετε αυτό, χρησιμοποιήστε το πεδίο BCC, όχι το πεδίο TO, κατά την αποστολή σε μια ομάδα επαφών.
Ομάδα επαφών εναντίον λίστας αλληλογραφίας
Μια ομάδα επαφών είναι ένας βολικός τρόπος για ένα άτομο να στέλνει τακτικά email σε μια ομάδα ή ομάδες ατόμων. Ωστόσο, εάν μια μεγάλη ομάδα ανθρώπων συχνά χρειάζεται να στέλνει email ο ένας στον άλλο, και ιδιαίτερα εάν το απόρρητο είναι επιθυμητό, μια λίστα συζητήσεων συνδρομητών ή ένα πρόγραμμα λίστας αλληλογραφίας είναι ένας καλύτερος τρόπος να πάει, καθώς πρόκειται για προγράμματα που βασίζονται στο Web που επιτρέπουν σε οποιοδήποτε μέλος για να στείλετε ένα email σε μια ομάδα, χρησιμοποιώντας μία μόνο διεύθυνση email.
